Các doanh nghiệp, trong thế giới số, cần phải tăng cường sự hiện diện trong cả thế giới thực và ảo nếu họ muốn tồn tại và cạnh tranh tốt. Theo một khảo sát của Microsoft vào năm 2017, khoảng 80% người tham gia ủng hộ các doanh nghiệp điều hành một cổng thông tin điện tử. 90% người trả lời thích một thương hiệu hơn nếu họ có một cổng thông tin điện tử. Cổng thông tin điện tử tự phục vụ được sử dụng để trả lời bởi 74% số người tham gia khảo sát trên toàn cầu. 88% khách hàng ở Hoa Kỳ mong muốn các doanh nghiệp có một cổng thông tin điện tử tự phục vụ (Statista, 2022). Với nhu cầu sử dụng cao, nếu là chủ doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc việc xây dựng một cổng thông tin điện tử.
Trong bài viết này, GCT Solution sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về cổng thông tin điện tử, về định nghĩa, mục đích, hoạt động, tính năng và phân loại.
Cổng thông tin điện tử là gì?
Cổng thông tin điện tử là một nền tảng dựa trên web. Nó được định nghĩa là một hệ thống tài nguyên Internet toàn diện cung cấp các dịch vụ thông tin. Mục đích ban đầu của các cổng thông tin điện tử là cung cấp các cơ sở công cụ tìm kiếm và dịch vụ lập chỉ mục. Ví dụ là Yahoo, trong giai đoạn phát triển đầu của Internet, đóng vai trò là một cổng thông tin quan trọng cho người dùng Internet trên toàn thế giới (Global Health Informatics, 2017).
Cổng thông tin điện tử cung cấp cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp một điểm truy cập thông tin duy nhất. Cổng thông tin điện tử có thể giúp cung cấp cho người dùng thông tin đã được cá nhân hóa như đào tạo nhân viên, hướng dẫn an toàn hoặc hồ sơ khách hàng. Một cổng thông tin điện tử có thể tăng cường sự tích hợp thông tin, cũng như cải thiện cách nhân viên, khách hàng và các bên liên quan tương tác với doanh nghiệp của bạn.
Bạn có thể kiểm soát nhiều hơn các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và đẩy mạnh hoạt động thương hiệu của công ty bằng một cổng thông tin trực tuyến. Cổng thông tin điện tử có thể được truy cập nhanh chóng và dễ dàng trên bất kỳ thiết bị nào, chẳng hạn như máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh, bất kể thời gian hoặc vị trí của người dùng.
Mục đích của cổng thông tin điện tử
Dưới đây là một số mục đích của cổng thông tin điện tử:
- Nội dung dành riêng cho người dùng, được cá nhân hóa cho khách hàng
Người dùng, ngày nay, đã rất mệt mỏi với việc bị “khủng hoảng” với hàng ngàn quảng cáo mỗi ngày. Đó là lý do tại sao họ mong đợi và đánh giá cao dữ liệu được cá nhân hóa. Dựa trên sở thích của người dùng, nội dung được tùy chỉnh, bao gồm quảng cáo các sản phẩm phù hợp.
- Hệ thống tự động, thuận tiện cho khách hàng
Cổng thông tin điện tử có thể chứa tất cả thông tin mà khách hàng có thể yêu cầu và có sẵn bất cứ khi nào họ cần, bao gồm Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng, thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm. Ngoài ra, điều này sẽ giảm bớt một số áp lực lên các trung tâm cuộc gọi.
- Tính linh hoạt
Việc sử dụng các cổng thông tin trực tuyến có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng trên nhiều nền tảng, trong thời gian nhanh chóng và đòi hỏi ít công sức hơn.
- Tính cộng đồng mạnh mẽ
Với diễn đàn và các nhóm trò chuyện, người dùng có thể thông báo tin tức, thảo luận và thậm chí nhờ tới sự hỗ trợ từ những người khác. Nhờ cổng thông tin điện tử, khối lượng công việc của nhóm hỗ trợ được giảm bớt.
Nói chung, thu hút khách hàng là lợi ích chính của một cổng thông tin điện tử. Cổng thông tin trực tuyến có thể hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tăng cường nhận thức về thương hiệu của người tiêu dùng, lòng trung thành với thương hiệu và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Cổng thông tin điện tử hoạt động như thế nào?
Mỗi cổng thông tin điện tử trực tuyến phải đáp ứng ba yêu cầu chính:
- Nâng cao chất lượng nội dung
Bằng việc sử dụng cổng thông tin điện tử, nhà sáng tạo nội dung có hai cách để cải thiện trải nghiệm cho người dùng. Đầu tiên, bằng cách xem thông tin tiểu sử mà khách hàng đã gửi, và sau đó, thứ hai, bằng cách xem các hành động mà họ thực hiện trên một trang web.
- Cung cấp một điểm truy cập vào nhiều tài liệu và dịch vụ khác nhau.
Thông qua việc sử dụng cơ sở dữ liệu, cửa sổ ứng dụng và cookie, nội dung của cổng thông tin điện tử được quản lý linh hoạt. Thông tin của cổng thông tin điện tử thường được sắp xếp thành các kênh. Các kênh này sắp xếp thông tin có sẵn. Do đó, chúng hỗ trợ các lựa chọn tùy chỉnh và hệ thống tìm kiếm. Nói chung, phát triển một cổng thông tin điện tử là xây dựng một nền tảng tích hợp. Một cổng thông tin điện tử kết nối với nhiều ứng dụng cùng một lúc, nhận phản hồi, xử lý, và sau đó hiển thị kết quả trong các cổng thông tin.
- Kết nối với nhiều chương trình
Nhiều chương trình cung cấp nội dung cho các cổng thông tin được kết nối với cổng thông tin điện tử bằng cách sử dụng nhiều giao thức. Chúng bao gồm yêu cầu web chung, truy cập cơ sở dữ liệu SQL, cuộc gọi cục bộ và các giao thức khác. Một mạng lưới các liên kết được xây dựng bằng cách sử dụng các giao thức, và các liên kết này sau đó được kết hợp thành các biểu ngữ và hiển thị cho người dùng.
Tính năng của cổng thông tin điện tử
1. Bảng điều khiển
Bạn có thể truy cập và xem dữ liệu đã được lọc sâu hơn bằng cách sử dụng bảng điều khiển tương tác để lọc thông tin ngoại lai. Bằng cách cung cấp mô tả ngắn gọn và dễ hiểu về các số liệu kinh doanh chính cho người dùng, bảng điều khiển hỗ trợ việc tổng hợp và phân tích dữ liệu.
Người dùng nội bộ có thể kết hợp các loại dữ liệu bằng cách sử dụng các trang tổng quan để tạo ra các tập dữ liệu tập trung.
Tính năng bảng điều khiển giúp trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển để xác định chính xác những gì có lợi cho công ty của bạn. Với sự trợ giúp của các báo cáo tương tác, bạn có thể theo dõi công ty của mình và nhanh chóng quét các thông số chính. Ví dụ, bạn có thể thấy kết quả của chiến dịch email trên bảng điều khiển của mình. Email đã được mở cho bao nhiêu người? Bạn đã kiếm được bao nhiêu tiền? Những câu trả lời này sẽ hiển thị trên bảng điều khiển của bạn.
Năng suất tổng thể được tăng lên nhờ tính năng bảng điều khiển. Bảng điều khiển giúp bạn dễ dàng tập trung vào các lĩnh vực yếu hơn của công ty. Tùy thuộc vào hiệu suất, các chỉ số được biểu hiện cùng màu sắc, với màu xanh lá cây biểu thị hiệu suất tốt và màu đỏ biểu thị hiệu suất kém. Ví dụ, một cổng thông tin bệnh nhân là nơi nhân viên có thể xem số liệu người dùng, từ đó nâng cao hiệu suất và kết quả của họ dựa trên những yếu tố đã được thiết lập trước.
2. Quản lý tài liệu
Mọi công ty đều duy trì một số lượng lớn tài liệu, bao gồm đề xuất, dữ liệu an toàn, tài liệu quy trình đào tạo, hướng dẫn nhân sự, danh sách kiểm tra, biểu mẫu xuất bản, tin tức, v.v. Việc quản lý các tài liệu này trở nên khó khăn hơn khi công ty của bạn mở rộng vì nó chiếm nhiều dung lượng hơn, tốn nhiều chi phí hơn và rủi ro gây ra bởi các lỗi bảo mật và sai lầm của con người lớn hơn.
Bạn có thể làm gì?
Một hệ thống quản lý dữ liệu có thể hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề này. Đây là một phương pháp quản lý tài liệu cho phép tạo, chia sẻ, sắp xếp hợp lý và lưu trữ thông tin.
Chúng cũng được tạo để đáp ứng các yêu cầu kiểm soát tài liệu và phiên bản cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp các đặc điểm như:
- Lập chỉ mục thông tin và tìm kiếm dựa trên nội dung
- Theo dõi các sửa đổi tài liệu để khôi phục các phiên bản trước đó
- Nhiều cấp độ bảo vệ
- Cấp quyền truy cập cho các cá nhân được ủy quyền
- Quản trị nội dung
̣ Việc sao lưu liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các quy trình sao lưu dữ liệu và phục hồi sau rủi ro được bao gồm trong phần mềm quản lý này. Các hồ sơ kỹ thuật số được lưu giữ trên các hệ thống dự phòng an toàn. Giấy tờ của bạn có thể được truy cập nhanh chóng thông qua hệ thống quản lý tài liệu, và có khả năng theo dõi và lọc bởi nhiều tiêu chí khác nhau.
Tính năng quản lý tài liệu giúp bạn tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng hơn khi cần thiết. Hệ thống quản lý tài liệu giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất. Hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể mở rộng để đáp ứng các yêu cầu dịch chuyển của bất kỳ doanh nghiệp nào.
3. Tìm kiếm
Có đến 30% khách truy cập sử dụng hộp tìm kiếm, và tính năng này giúp việc tìm kiếm trên trang web hiệu quả hơn 1,8 lần trong việc tạo chuyển đổi.
Do đó, điều tốt nhất bạn có thể làm để nâng cao trải nghiệm người dùng và sự hiện diện trực tuyến của công ty là tích hợp khả năng tìm kiếm vào cổng thông tin điện tử của bạn. Việc tương tác với khách hàng được tăng cường vì khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm họ muốn mà không cần phải duyệt toàn bộ trang web.
Ví dụ: các truy vấn của khách hàng có thể tăng lên và họ có thể thấy khó khăn khi điều hướng qua các trang của một trang web thương mại điện tử lớn với hàng ngàn trang, vì vậy họ sẽ đi đến một web khác. Tính năng tìm kiếm có thể giảm rắc rối khi điều hướng trang web và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Dữ liệu có thể được tìm thấy nhanh chóng và dễ dàng hơn nhờ tính năng tìm kiếm. Nhiều khách truy cập vào trang web của bạn sẽ đến do trải nghiệm người dùng tốt. Các công cụ tìm kiếm như Google sẽ xem xét trang web của bạn hoạt động tốt và có chất lượng cao khi số lượng khách truy cập và thời gian dành cho trang tăng lên, tăng thứ hạng trang của bạn trong kết quả tìm kiếm.
Khách hàng có thể chỉ cần tìm thấy các sản phẩm họ cần bằng cách sử dụng tùy chọn tìm kiếm. Phân tích sẽ giúp bạn hiểu những gì người tiêu dùng đang tìm kiếm và sử dụng thông tin này cho nội dung trên trang. Chi tiết đơn hàng hoặc cổng thanh toán cũng có thể được tích hợp với hộp tìm kiếm trong cổng thông tin của bạn.
4. Phân tích dữ liệu
Khi doanh nghiệp mở rộng, việc nghiên cứu và đánh giá dữ liệu trở nên ngày càng quan trọng.
Do đó, phân tích dữ liệu là một nhiệm vụ nội bộ được thực hiện bởi các nhà phân tích dữ liệu để cung cấp cho quản lý. Để cung cấp cho ban quản lý thông tin chi tiết hữu ích, nó yêu cầu nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, làm sạch nó và thực hiện các thủ tục ETL.
Bạn có thể hiểu hơn về doanh nghiệp của mình, nắm bắt các mục tiêu và hướng dẫn cho công ty và kiểm tra nguyên nhân của một số sự kiện nhất định dựa trên dữ liệu.
Tính năng phân tích dữ liệu giúp cải thiện hoạt động kinh doanh nói chung. Các tổ chức có thể tăng hiệu quả hoạt động với sự hỗ trợ của phân tích dữ liệu. Phân tích dữ liệu trong chuỗi cung ứng có thể cho thấy nơi xảy ra tắc nghẽn hoặc chậm trễ trong sản xuất và thậm chí hỗ trợ dự báo vấn đề. Ví dụ, bạn có thể muốn một nhà cung cấp nhất định ngăn chặn sự chậm trễ sản xuất nếu ước tính nhu cầu cho thấy rằng nhà cung cấp không thể xử lý khối lượng cần thiết cho mùa lễ.
Bảo mật dữ liệu được cải thiện nhờ tính năng phân tích dữ liệu. Rủi ro bảo mật dữ liệu là một mối lo ngại đối với tất cả các doanh nghiệp trực tuyến. Bạn có thể chẩn đoán cổng thông tin về nguyên nhân vi phạm dữ liệu bằng cách sử dụng phân tích dữ liệu. Nhóm CNTT có thể sử dụng nó để kiểm tra nhật ký và xác định nơi cuộc tấn công bắt nguồn. Sau đó, nhóm CNTT của bạn có thể thực hiện các hành động cần thiết và tạo ra một mô hình để ngăn chặn các cuộc tấn công trong tương lai.
5. Báo cáo
Bạn cần hàng ngàn bit thông tin trước khi bạn có thể tiếp tục với nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc ra quyết định kinh doanh.
Kết quả là, các báo cáo kinh doanh với dữ kiện, phân tích, bán hàng, v.v. trở thành một thành phần cần thiết cho cổng thông tin điện tử. Các báo cáo này cung cấp thông tin một cách có cấu trúc giúp việc đưa ra các quyết định quan trọng và thiết lập các kế hoạch dài hạn trở nên đơn giản hơn.
Các báo cáo rất quan trọng vì chúng mô phỏng tình hình tài chính, mục tiêu kinh doanh và các sáng kiến của công ty. Nó cung cấp một kênh để chia sẻ thông tin cập nhật về sự phát triển của doanh nghiệp.
Bạn có thể tùy chỉnh báo cáo làm công cụ quản lý. Đối với các nhà quản lý, các báo cáo có thể đơn giản hóa rất nhiều công việc của họ. Người quản lý có thể sử dụng các báo cáo này để giúp lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động khác nhau của nhóm.
Bạn có thể đánh giá hiệu quả tổng thể của các bộ phận khác nhau với sự trợ giúp của công cụ báo cáo tùy chỉnh. Bạn sẽ cần tham gia vào nhiều công việc khác nhau khi quản lý một công ty rất lớn. Bạn không thể quan sát hết tất cả những gì người khác đang làm. Các báo cáo về hoạt động của các phòng ban và bộ phận khác nhau có thể được tổng hợp dễ dàng.
6. Cộng tác
Các doanh nghiệp ngày nay nhận thức được yêu cầu tạo ra cổng thông tin cộng tác để tạo điều kiện giao tiếp và điều phối nhiệm vụ giữa các nhóm.
Theo Statista 2022, đến năm 2016, hơn 53% các công ty đã sử dụng các giải pháp hợp tác, cung cấp giải pháp cổng thông tin một cửa.
Công nghệ của công ty cho phép người lao động ở nhiều nơi trên thế giới hợp tác hiệu quả với nhau qua phần mềm cộng tác. Nó có thể khuyến khích chia sẻ ý tưởng và tăng cường làm việc nhóm giữa các thành viên, điều này sẽ làm tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
Bạn có thể tăng sự tham gia của thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng công cụ cộng tác. Nhóm dễ dàng trở nên vô tổ chức nếu ít có sự tương tác trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm vì mọi người đều làm việc ở những nơi xa. Các công cụ xây dựng nhóm này nhằm mục đích tập hợp các thành viên từ tất cả các địa điểm một cách thiết thực nhất. Nó khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người, giúp tăng sự tham gia của nhân viên và sự hài lòng với công việc.
Toàn bộ quy trình của nhóm Agile được sắp xếp hợp lý bởi tính năng hợp tác của công nghệ. Với các công cụ truyền thông và các hệ thống khác, các nhóm Agile từ xa có thể hoạt động hiệu quả hơn. Điều này cho phép họ lên lịch các cuộc họp hàng ngày để cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các nhiệm vụ đang diễn ra, lập kế hoạch và nhận phản hồi ngay lập tức dựa trên dữ liệu thời gian thực.
7. Theo dõi
Các doanh nghiệp sử dụng các công cụ theo dõi trong cổng thông tin của họ để tìm hiểu về mong muốn, hoạt động và yêu cầu của khách hàng. Từ đó, công ty có thể cung cấp thông tin thích hợp.
Công ty có thể hưởng lợi lớn từ việc dữ liệu được thu thập, tổng hợp và phân tích một cách hiệu quả. Nó hỗ trợ trong việc phân tích chiến dịch và khách hàng tiềm năng. Bạn có thể nhắm tới nhiều đối tượng khác nhau với nó, điều này sẽ giúp bạn mở rộng cơ hội kinh doanh.
Công cụ theo dõi cải thiện sự hiểu biết của bạn về người tiêu dùng cuối. Kiểm tra hoạt động và hành vi trực tuyến của khách hàng; họ có tham gia trên mạng xã hội, trả lời email hoặc tham gia các sự kiện và hội thảo trên web không? Sử dụng tính năng theo dõi giúp bạn dễ dàng xem kênh tiếp thị nào sẽ được sử dụng để tìm khách hàng tiếp theo của mình.
Cổng thông tin điện tử của bạn có thể được tối ưu hóa với tính năng theo dõi. Bạn có thể quan sát thiết bị và trình duyệt nào đang được sử dụng để truy cập cổng thông tin trực tuyến.
Các quy trình kinh doanh của bạn sẽ được đẩy nhanh bằng cách chọn các tính năng và khả năng thích hợp.
Các loại cổng thông tin điện tử
Cổng thông tin điện tử dọc hoặc ngang là hai hình thức cổng thông tin điện tử chính.
1. Cổng thông tin điện tử dọc
Một ứng dụng hoặc chức năng cụ thể của công ty, chẳng hạn như nguồn nhân lực, kế toán và tài chính, quản lý dữ liệu khách hàng, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, quản lý dịch vụ hoặc quản lý kho, là trọng tâm của các cổng thông tin điện tử dọc. Cổng dọc cho phép người dùng trong và ngoài công ty của bạn xem, thay đổi và tham gia vào các quy trình trong (các) ứng dụng cụ thể đó.
Ví dụ: một công ty muốn cung cấp cho nhà cung cấp quyền truy cập vào cổng thông tin điện tử của khách hàng, nơi họ có thể xem, thêm hoặc sửa đổi thông tin chi tiết về trạng thái đơn hàng và thông tin liên quan.
2. Cổng thông tin điện tử ngang
Người dùng có thể xem dữ liệu tổng hợp từ nhiều ứng dụng chỉ thông qua một trải nghiệm xem duy nhất nhờ các cổng web nằm ngang. Mặc dù các cổng dọc chắc chắn có thể tổng hợp dữ liệu từ các ứng dụng khác, nhưng đây không phải là mục tiêu chính của họ.
Người dùng không còn cần kết nối với nhiều trang khác nhau để đọc, chỉnh sửa hoặc kết hợp thông tin nhờ loại cổng thông tin trực tuyến này. Do đó, nó có tiềm năng nâng cao rất nhiều sản lượng và hiệu suất của người dùng.
Một cổng thông tin điện tử theo chiều ngang phổ biến là hệ thống báo cáo hiệu suất. Người dùng của các loại cổng thông tin trực tuyến này thường đọc hoặc tạo báo cáo bằng cách sử dụng dữ liệu có trong chế độ xem hiện có, và họ cũng có thể tạo dữ liệu khi cần thiết.
Kết luận
Khi chọn giải pháp cổng thông tin điện tử cho công ty của bạn, có rất nhiều điều cần suy tính. Ví dụ, bạn phải nghĩ xem loại cổng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, ai có quyền truy cập vào nó và nó sẽ được xây dựng như thế nào. Lý tưởng nhất, bạn nên có một đối tác giúp bạn thực hiện dự án cổng thông tin điện tử một cách đúng đắn và hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp IT giàu kinh nghiệm, GCT Solution là sự lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp như phát triển ứng dụng di động, phát triển ứng dụng web, phát triển hệ thống, phát triển blockchain và dịch vụ kiểm thử. Cùng đội ngũ gồm hơn 100 chuyên gia và lập trình viên, chúng tôi có thể xử lý các dự án ở mọi quy mô cũng như độ phức tạp. Chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, mang lại hơn 50+ giải pháp chất lượng cao. Tại GCT Solution, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một cuộc thảo luận chi tiết. Chúng tôi tự tin rằng GCT Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu IT của bạn với những giải pháp linh hoạt và hiệu quả.
