Từ niềm đam mê đến áp lực tổ chức
Tại một câu lạc bộ Pickleball, anh Tuấn không chỉ là người quản lý – anh là linh hồn của cộng đồng đang phát triển này. Anh yêu việc nhìn thấy sân đấu đầy ắp tiếng cười, những pha bóng sôi nổi, và tình bạn được hình thành sau từng trận đấu.
Thế nhưng, mỗi mùa giải đến lại là một cơn ác mộng. Niềm vui tổ chức nhanh chóng biến thành hàng chồng giấy tờ và sự hỗn loạn.
Đăng ký đến từ mọi nơi – tin nhắn Facebook, cuộc gọi phút chót, thậm chí là mảnh giấy ghi tay. Gom tất cả vào một danh sách hoàn chỉnh đã đủ khiến anh kiệt sức.
Với 32 người chơi, chỉ cần một người đến muộn là cả lịch thi đấu bị xáo trộn. Người chơi chờ đợi, sân trống, trọng tài bối rối, và anh Tuấn lại phải chạy khắp nơi để “chữa cháy”.
“Cảm giác như mình không còn là người tổ chức, mà là người dập lửa,” anh chia sẻ.
Một cuộc trò chuyện tình cờ
Sau một sự việc đặc biệt lộn xộn, anh Tuấn đã ngồi lại với anh Tùng, Delivery Executive Manager tại GCT Solution . Cuộc trò chuyện ban đầu chỉ là chuyện phiếm bên tách cà phê đã trở thành một cuộc trò chuyện mà anh không ngờ tới.
Anh Tùng không nói ngay về giải pháp. Thay vào đó, anh đặt câu hỏi:
- “Người chơi thường đăng ký thế nào?”
- “Nếu có người bỏ cuộc thì anh xử lý ra sao?”
- “Khi có tranh cãi về điểm số thì chuyện gì xảy ra?”
Khi anh Tuấn mô tả những chồng ghi chú viết tay, việc xáo trộn bảng điểm một cách điên cuồng và những tranh cãi về bảng điểm không rõ ràng, anh Tùng đã lắng nghe một cách cẩn thận.
“Tôi đã từng chứng kiến chuyện này rồi. Không phải trong thể thao, mà là trong mọi ngành công nghiệp, nơi mọi người cố gắng quản lý các sự kiện phức tạp mà không có công cụ phù hợp. Ai cũng làm việc chăm chỉ hơn mức cần thiết, vậy mà mọi thứ vẫn cứ trượt dốc.” – anh Tùng chia sẻ
Sau đó, anh hỏi: “Sẽ thế nào nếu chúng ta thiết kế một hệ thống có thể giải quyết được sự hỗn loạn – để bạn có thể tập trung vào mọi người và trò chơi?”
Đó là khoảnh khắc mọi thứ thay đổi với anh Tuấn. Lần đầu tiên, anh cảm thấy có người hiểu được vấn đề thực sự – không chỉ là vấn đề hậu cần, mà còn là áp lực phải trở thành người mà mọi người tìm đến khi có chuyện không may.
Một cách tiếp cận khác
Khi câu lạc bộ chuẩn bị cho giải đấu tiếp theo với 32 cầu thủ, ông Tuấn quyết định thử nền tảng mà nhóm của anh Tùng đã xây dựng – Sporty .
Lần này, mọi thứ bắt đầu khác hẳn:
- Đăng ký nhanh chóng: Người chơi quét mã QR, thông tin tự động cập nhật lên hệ thống – không còn nhập tay.
- Lịch thi đấu tự động: Chỉ vài thao tác, Sporty chia nhóm, sắp lịch và gán trọng tài.
- Ghi điểm trực tiếp: Trọng tài nhập kết quả ngay trên điện thoại, bảng xếp hạng cập nhật thời gian thực.
- Thông tin rõ ràng: Người chơi tự xem lịch và kết quả – không cần chen chúc hỏi ban tổ chức.
“Cảm giác nhẹ nhõm hơn hẳn,” anh Tuấn nhớ lại. “Lần đầu tiên, tôi không còn cảm thấy căng thẳng khi bắt đầu ngày mới.”
Ngày thi đấu cuối cùng đã diễn ra suôn sẻ
Sự khác biệt đã thấy rõ ngay từ vòng đầu tiên. Các trận đấu bắt đầu đúng giờ. Sân đấu vẫn hoạt động. Không ai hỏi: “Tôi sẽ đi đâu tiếp theo?” hay “Tôi sẽ đấu với ai?”
Đối với các trọng tài, việc ghi lại kết quả không còn là một công việc nặng nhọc nữa. Chỉ cần vài cú chạm trên màn hình, điểm số sẽ được cập nhật trực tiếp. Người chơi được cập nhật ngay lập tức – không cần phải chờ ai đó dán bảng điểm giấy lên bảng.
Và một điều bất ngờ đã xảy ra: các tuyển thủ bắt đầu chia sẻ kết quả trực tuyến. Sau một trong những chiến thắng vòng bảng, người chơi đã đăng trực tiếp chiến thắng 2-1 của mình từ Sporty lên trang mạng xã hội. Bạn bè đã bình luận, chúc mừng và hỏi thăm cô về sự kiện này. Đến cuối ngày, hơn 100 kết quả trận đấu đã được chia sẻ trên Facebook.
Sự kiện vốn chỉ diễn ra trong nội bộ câu lạc bộ đã trở thành một làn sóng nhỏ được cộng đồng biết đến.
“Lần đầu tiên,” ông Tuấn nói, “tôi có thể ngồi xuống, xem toàn bộ trận đấu và thực sự nói chuyện với các cầu thủ thay vì giải quyết vấn đề.”
Những gì đã thay đổi
Đến cuối ngày, anh Tuấn nhận thấy một điều anh chưa từng cảm thấy trước đây: sự bình tĩnh. Giải đấu kết thúc suôn sẻ và nhanh hơn gần 40% so với các sự kiện trước đó.
Không có tranh chấp nào cần giải quyết, không có phiên tòa vô ích, không có đống giấy tờ chờ được nhập vào bảng tính sau đó. Mọi kết quả, mọi thứ hạng, và mọi khoảnh khắc lịch sử đều được lưu trữ an toàn trong Sporty.
Các cầu thủ ra về trong niềm vui. Ban tổ chức ra về trong sự nhẹ nhõm. Và lần đầu tiên, anh Tuấn ra về với tinh thần tràn đầy năng lượng thay vì kiệt sức.
Những gì đang bị đe dọa đối với các nhà tổ chức
Câu chuyện của anh Tuấn không là duy nhất. Nhiều huấn luyện viên bóng chày cũng gặp phải những khó khăn tương tự:
- Đăng ký được thực hiện trên nhiều kênh khác nhau.
- Các suất chiếu bị hủy sau một lần vắng mặt.
- Tranh chấp điểm số khiến người chơi thất vọng.
- Công việc hành chính kéo dài khiến người tổ chức mất đi niềm vui khi làm chủ nhà.
Rủi ro khi tiếp tục với “cách làm cũ” không chỉ là căng thẳng. Nó còn là sự mất lòng tin từ người chơi, lãng phí thời gian của nhân viên, và giới hạn phát triển của môn thể thao này.
Phần thưởng của việc làm khác biệt là gì? Tiết kiệm thời gian, thu hút người chơi, và các giải đấu được tổ chức đúng như mong đợi – nhanh chóng, công bằng và thú vị.
Một nhà quản lý đã thay đổi
Với anh Tuấn, chiến thắng lớn nhất không phải là 40% thời gian tiết kiệm được, mà là những gì thời gian đó mang lại.
“Sporty đã mang lại cho chúng tôi niềm vui làm chủ nhà”, ông nói.
Đó là điều mà mọi nhà tổ chức đều xứng đáng: không phải một ngày chỉ để chữa cháy, mà là một ngày tận hưởng trò chơi mà họ đã dày công xây dựng.
