Cách quản lý nhóm offshore một cách hiệu quả: 6 mẹo cho năm 2023
Khi các doanh nghiệp tiếp tục mở rộng phạm vi và khả năng của mình, việc các công ty chuyển sang hoạt động ở nước ngoài ngày càng phổ biến nhóm phát triển để giúp họ đạt được mục tiêu của mình. Theo báo cáo của Global Market Insights, thị trường offshore software development dự kiến sẽ đạt hơn 425 tỷ USD vào năm 2027, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm trên 6%.
Nhóm offshore là một nhóm các chuyên gia ở một quốc gia khác làm việc cùng nhau trong các dự án phát triển phần mềm. Quản lý một nhóm như vậy một cách hiệu quả có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng với cách tiếp cận phù hợp, có thể đảm bảo rằng nhóm ở nước ngoài của bạn mang lại chất lượng công việc cao và thậm chí vượt xa mong đợi.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về nhóm offshore là gì, mục đích của nhóm offshore, vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án nước ngoài và cách quản lý nhóm offshore một cách hiệu quả.
1. Nhóm offshore là gì?
Để hiểu cách quản lý nhóm offshore một cách hiệu quả, trước tiên bạn phải hiểu nhóm offshore là gì. Nhóm offshore (phát triển ở nước ngoài) là một nhóm các nhà phát triển phần mềm và các chuyên gia CNTT khác ở một quốc gia khác với công ty mà họ đang làm việc. Các nhóm phát triển nước ngoài thường được sử dụng bởi các công ty đang tìm cách giảm chi phí hoặc tiếp cận các kỹ năng chuyên môn không có sẵn tại địa phương. Chúng cũng thường được sử dụng bởi các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ không có đủ nguồn lực để thuê một nhóm phát triển nội bộ toàn thời gian.
Một cuộc khảo sát của AT Kearney cho thấy hơn 70% công ty ở Bắc Mỹ và Châu Âu có hoạt động ở nước ngoài, trong đó Ấn Độ, Trung Quốc và Philippines là những địa điểm phổ biến nhất để phát triển ở nước ngoài. Thật vậy, các nhóm offshore có thể được đặt tại các quốc gia như Việt Nam, Ấn Độ, Trung Quốc, Philippines, Ukraine và Ba Lan, nơi có chi phí lao động thấp hơn ở Hoa Kỳ, Canada hoặc Tây Âu. Họ có thể làm việc trong nhiều dự án phát triển phần mềm, bao gồm phát triển web, phát triển ứng dụng di động, bảo trì và hỗ trợ phần mềm, v.v.
2. Tại sao các doanh nghiệp nên cần một nhóm offshore?
Mục đích của nhóm offshore là giúp các công ty đạt được mục tiêu phát triển phần mềm của họ đồng thời giảm thiểu chi phí và tối đa hóa hiệu quả. Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy các công ty thuê ngoài dịch vụ CNTT ở các địa điểm nước ngoài có thể tiết kiệm tới 70% chi phí lao động. Các nhóm offshore có thể mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, bao gồm:
1. Tiết kiệm chi phí:
Bằng cách thuê ngoài công việc phát triển phần mềm cho một nhóm offshore, các công ty có thể tiết kiệm tiền lương, phúc lợi và các chi phí khác liên quan đến việc thuê nhân viên toàn thời gian.
2. Tiếp cận các kỹ năng chuyên biệt:
Các nhóm phát triển nước ngoài có thể cung cấp kỹ năng chuyên biệt có thể không có sẵn tại địa phương. Ví dụ: nếu một công ty cần phát triển ứng dụng dành cho thiết bị di động, họ có thể tìm một nhóm offshore có chuyên môn về phát triển ứng dụng dành cho thiết bị di động.
3. Khả năng mở rộng:
Các nhóm offshore có thể được tăng hoặc giảm quy mô khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Điều này cho phép các công ty phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của điều kiện thị trường hoặc yêu cầu kinh doanh.
4. Chênh lệch múi giờ:
Khi điều hành một nhóm ở nước ngoài ở một múi giờ khác, các công ty có thể kéo dài thời gian phát triển của họ và có khả năng đẩy nhanh quá trình phát triển.
5. Tăng năng suất:
Các nhóm phát triển nước ngoài có thể giúp các công ty tăng năng suất bằng cách tập trung vào phát triển phần mềm trong khi nhóm nội bộ của công ty tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh khác.
3. Vai trò và Trách nhiệm của Quản lý Dự án Offshore
Quản lý một nhóm offshore đòi hỏi một bộ kỹ năng và kiến thức khác với quản lý một nhóm nội bộ do những hạn chế về thời gian, giao tiếp và các yếu tố văn hóa. Người quản lý dự án của offshore chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhóm cung cấp công việc chất lượng cao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Sau đây là một số vai trò và trách nhiệm chính của người quản lý dự án nước ngoài:
1. Giao tiếp:
Người quản lý dự án phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với nhóm offshore, nhóm nội bộ và các bên liên quan khác. Điều này bao gồm các cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án, xác định và giải quyết các vấn đề cũng như đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất với nhau.
2. Nhận thức về văn hóa:
Người quản lý dự án phải nhận thức được sự khác biệt về văn hóa có thể ảnh hưởng đến phong cách làm việc và giao tiếp của nhóm. Điều này bao gồm hiểu được sự khác biệt về ngôn ngữ, múi giờ, đạo đức làm việc và thực tiễn kinh doanh.
3. Lập kế hoạch dự án:
Người quản lý dự án phải tạo một kế hoạch dự án chi tiết phác thảo phạm vi dự án, các mốc quan trọng, thời hạn, ngân sách và các yêu cầu về nguồn lực. Kế hoạch này nên được chia sẻ với nhóm ở nước ngoài và các bên liên quan khác.
4. Quản lý nguồn lực:
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng nhóm ở nước ngoài có các nguồn lực họ cần để hoàn thành dự án, bao gồm phần cứng, phần mềm và quyền truy cập vào thông tin và tài liệu liên quan.
5. Đảm bảo chất lượng:
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng công việc của nhóm ở nước ngoài đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty. Điều này bao gồm tiến hành đánh giá và thử nghiệm thường xuyên để xác định và giải quyết các vấn đề.
6. Quản lý rủi ro:
Người quản lý dự án phải xác định và quản lý rủi ro liên quan đến offshore, bao gồm sự cố liên lạc, sự khác biệt về văn hóa và rủi ro bảo mật tiềm ẩn.
7. Xây dựng mối quan hệ:
Người quản lý dự án phải xây dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt với nhóm offshore, nhóm nội bộ và các bên liên quan khác. Điều này bao gồm nuôi dưỡng văn hóa nhóm tích cực, thúc đẩy hợp tác, công nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm vì những đóng góp của họ.
Sau khi xem qua định nghĩa và mục đích của nhóm phát triển nước ngoài cũng như vai trò và trách nhiệm của một PM nước ngoài, giờ bạn đã sẵn sàng khám phá cách quản lý nhóm phát triển nước ngoài!
4. Làm thế nào để quản lý một nhóm offshore?
Quản lý một nhóm offshore yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp hiệu quả và kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ. Một báo cáo của Harvard Business Review cho thấy các nhóm offshore thành công ưu tiên giao tiếp, cộng tác và nhận thức về văn hóa, đồng thời sử dụng các phương pháp linh hoạt để quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để quản lý nhóm offshore:
1. Xác định kỳ vọng rõ ràng:
Trước khi bắt đầu làm việc với một nhóm ở nước ngoài, điều quan trọng là phải xác định những kỳ vọng rõ ràng về phạm vi dự án, các mốc quan trọng, thời hạn, ngân sách và tiêu chuẩn chất lượng. Điều này nên được ghi lại trong một kế hoạch dự án được chia sẻ với nhóm ở nước ngoài và các bên liên quan khác.
2. Thiết lập các kênh liên lạc thường xuyên:
Giao tiếp là chìa khóa để quản lý một nhóm ở nước ngoài. Điều quan trọng là phải thiết lập các kênh liên lạc thường xuyên, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần, để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. Các công cụ họp trực tuyến như Zoom và Microsoft Teams có thể đặc biệt hiệu quả cho mục đích này.
3. Chấp nhận sự khác biệt về văn hóa:
Sự khác biệt về văn hóa có thể ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp và làm việc, nhưng chúng cũng có thể là nguồn sức mạnh cho một nhóm làm việc ở nước ngoài. Chấp nhận sự khác biệt về văn hóa và khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ quan điểm và ý tưởng của họ.
4. Sử dụng agile methodologies:
Các phương pháp linh hoạt (agile methodologies) như Scrum và Kanban có thể đặc biệt hiệu quả để quản lý các nhóm offshore. Các phương pháp này nhấn mạnh sự hợp tác, tính linh hoạt và phản hồi thường xuyên, tất cả đều quan trọng để quản lý một nhóm ở nước ngoài.
5. Tập trung vào chất lượng:
Đảm bảo chất lượng đặc biệt quan trọng khi làm việc với một nhóm ở nước ngoài. Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và tiến hành đánh giá và kiểm tra thường xuyên để xác định và giải quyết các vấn đề.
6. Xây dựng các mối quan hệ:
Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhóm ở nước ngoài, nhóm nội bộ và các bên liên quan khác là chìa khóa để quản lý nhóm ở nước ngoài một cách hiệu quả. Thúc đẩy văn hóa nhóm tích cực, thúc đẩy hợp tác, công nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm vì những đóng góp của họ.
Final Thoughts:
Quản lý một nhóm offshore có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng với cách tiếp cận phù hợp, có thể đảm bảo rằng nhóm ở nước ngoài của bạn mang lại công việc chất lượng cao và đáp ứng mong đợi của bạn. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp hiệu quả và kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ. Bằng cách chấp nhận sự khác biệt về văn hóa, tập trung vào chất lượng và xây dựng mối quan hệ bền chặt, các công ty có thể quản lý thành công các nhóm offshore để đạt được các mục tiêu phát triển phần mềm của họ. Nếu bạn đang xem xét các lựa chọn phát triển ra nước ngoài, GCT Solution là một lựa chọn tối ưu nhờ các dịch vụ chất lượng cao và tối ưu hóa ngân sách của chúng tôi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp IT giàu kinh nghiệm, GCT Solution là sự lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp như phát triển ứng dụng di động, phát triển ứng dụng web, phát triển hệ thống, phát triển blockchain và dịch vụ kiểm thử. Cùng đội ngũ gồm hơn 100 chuyên gia và lập trình viên, chúng tôi có thể xử lý các dự án ở mọi quy mô cũng như độ phức tạp. Chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, mang lại hơn 50+ giải pháp chất lượng cao. Tại GCT Solution, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một cuộc thảo luận chi tiết. Chúng tôi tự tin rằng GCT Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu IT của bạn với những giải pháp linh hoạt và hiệu quả.
