Outsourcing và Offshoring: Phương pháp tiếp cận chiến lược để tối ưu hóa kinh doanh

Là doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn phải luôn tìm kiếm những cách mới để cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả. Hai kỹ thuật phổ biến đã được áp dụng trong những năm gần đây là Outsourcing và offshoring . Mặc dù những từ thông dụng này đôi khi được sử dụng đồng nghĩa, nhưng chúng là hai chiến lược kinh doanh khác nhau, mỗi chiến lược đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Blog này ở đây để chia nhỏ sự phức tạp nhằm làm sáng tỏ từng chi tiết nhỏ để các nhà điều hành doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với chủ đề chung của các tổ chức.

Hiểu về outsourcing: Một cách tiếp cận hợp tác

Outsourcing là một chiến lược trong kinh doanh cho phép một người phân bổ các quy trình, nhiệm vụ, tham vọng cụ thể hoặc thậm chí toàn bộ hoạt động cho một bên chuyên môn bên ngoài. Chiến lược này có nghĩa là dành thời gian cho tổ chức để tập trung và phát triển năng lực cốt lõi của tổ chức. Lý do thuê ngoài outsourcing thường liên quan đến lợi thế về chi phí, nguồn lao động có tay nghề cao và tính linh hoạt trong vận hành.

Động lực đằng sau việc outsourcing

Lợi thế về chi phí : Thuê ngoài các hoạt động không cốt lõi của doanh nghiệp có thể mang lại lợi thế đáng kể về chi phí, vì các nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô để cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn.
Tiếp cận các nguồn lực có tay nghề cao : Gia công phần mềm cho phép một tổ chức khai thác nguồn tài nguyên phong phú dựa trên các kỹ năng và khả năng không có ở nước sở tại với chi phí cạnh tranh. Đây là một công cụ hữu ích cho các nhiệm vụ đòi hỏi kiến thức hoặc công nghệ cực kỳ chuyên biệt.
Cải thiện tốc độ tiếp cận thị trường: Nó cho phép một công ty nhanh chóng thích ứng với các điều kiện thị trường luôn thay đổi. Một công ty có thể tăng số lượng nguồn lực cho các dự án khác nhau mà không cần tốn chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và đào tạo các thành viên nhóm cố định.

Ví dụ thực tế về các hoạt động outsourcing

American Express: Dịch vụ chăm sóc khách hàng được gia công cho các công ty ở Ấn Độ và Philippines. Thông qua việc sử dụng các trung tâm lao động chi phí thấp, American Express đã nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Apple: Gia công sản xuất iPhone cho các nhà sản xuất có trụ sở tại Trung Quốc nhằm khai thác năng lực của họ trong lĩnh vực lắp ráp điện tử và quản lý chuỗi cung ứng.
Starbucks: Thuê ngoài các hoạt động an ninh mạng để đảm bảo rằng những công ty hàng đầu có thể bảo vệ dữ liệu tốt hơn và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.

Bạn cũng có thể thích bài viết này:

Top 10 Công Ty IT Outsourcing Tại Việt Nam Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua

Giải thích về Offshoring: Khai thác nhân tài toàn cầu

Ngược lại,offshoring có nghĩa là chuyển các hoạt động hoặc quy trình kinh doanh sang nước ngoài, thường được thúc đẩy bởi lợi ích về chi phí và khả năng tiếp cận nguồn lao động lớn hơn. Trong trường hợp này, các công ty có thể thiết lập các cơ sở ở nước ngoài hoặc hợp tác với người dân địa phương, tận dụng các thế mạnh và nguồn lực cạnh tranh ở các khu vực địa lý khác.

Sức hấp dẫn của Offshoring

Tiết kiệm chi phí : Có thể đạt được khoản tiết kiệm lớn về chi phí hoạt động bằng cách chuyển hoạt động ra nước ngoài sang các quốc gia có chi phí lao động thấp hơn và điều kiện kinh tế thuận lợi hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
Nhóm nguồn lực: Một tổ chức có thể có được nguồn tài năng và kỹ năng đa dạng hơn từ việc thuê ngoài, vốn có thể thiếu hụt và đắt đỏ ở nước sở tại. Điều này có lợi cho các ngành đòi hỏi chuyên gia có tay nghề cao, chẳng hạn như phát triển phần mềm hoặc kỹ thuật.
Mở rộng thị trường: Phát triển sự hiện diện ở thị trường nước ngoài cho phép các doanh nghiệp thâm nhập vào nhiều thị trường và thu thập các nguồn thông tin về sở thích của người tiêu dùng địa phương. Điều này làm cho công ty điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ của mình một cách hiệu quả cho phù hợp với các khu vực nhất định.

Câu chuyện thành công của Offshoring

WhatsApp : Vào thời điểm được Meta (trước đây là Facebook) mua lại với giá 19 tỷ USD, WhatsApp chỉ có 55 nhân viên nhưng phục vụ 450 triệu người dùng bằng cách chuyển hoạt động phát triển phần mềm ra nước ngoài cho các công ty ở Đông Âu.
Google : Năm 2020, Google được hưởng lợi từ hoạt động offshoring ở Ukraine bằng cách mua lại CloudSimple, một nhà cung cấp dịch vụ dựa trên đám mây, để nâng cao khả năng điện toán đám mây của mình.
IBM : Với hoạt động tại 170 quốc gia, IBM là ví dụ điển hình về một tập đoàn đa quốc gia sử dụng rộng rãi dịch vụ offshoring để tiếp cận nhân tài trong lĩnh vực phát triển phần mềm, tư vấn, nghiên cứu và phát triển cũng như các hệ thống dựa trên đám mây.

Bạn cũng có thể thích blog này:

Trung tâm phát triển ngoài khơi (ODC) là gì? Hướng dẫn chi tiết

Sự hội tụ: Offshore Outsourcing

Trong nhiều trường hợp, các công ty lựa chọn cách tiếp cận kết hợp, được gọi là offshore outsourcing , trong đó họ thuê ngoài các chức năng hoặc quy trình cụ thể cho các nhà cung cấp bên thứ ba ở nước ngoài. Nó mang lại lợi ích tốt nhất cho cả hai phương pháp vì nó kết hợp lợi ích của việc thuê ngoài và thuê ngoài, cho phép các doanh nghiệp tiếp cận chuyên môn chuyên môn và nguồn nhân tài toàn cầu với giá cả cạnh tranh.

Những lợi ích tổng hợp của Offshore outsourcing

Tối ưu hóa chi phí và chuyên môn chuyên môn: Gia công phần mềm ở nước ngoài giúp các công ty có được lợi ích kép từ lao động chi phí thấp với chuyên môn chuyên môn và kiến thức về lĩnh vực.
Khả năng mở rộng và linh hoạt: Sự kết hợp này cho phép các doanh nghiệp mở rộng quy mô theo bất kỳ hướng nào để tăng hoặc giảm theo nhu cầu thị trường hoặc yêu cầu của dự án với chi phí tối thiểu.
Tiếp cận toàn cầu và đa dạng nhân tài: Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài giúp các công ty có được những quan điểm, sắc thái văn hóa và nguồn nhân tài đa dạng, thúc đẩy sự đổi mới và cho phép họ phục vụ thị trường toàn cầu hiệu quả hơn.

Offshore outsourcing trong thực tế

Phát triển phần mềm : Nhiều công ty công nghệ thuê ngoài các dự án phát triển phần mềm cho các nhóm ở nước ngoài ở các quốc gia như Ấn Độ, Ukraine và Đông Âu, tận dụng chuyên môn kỹ thuật và nguồn nhân tài hiệu quả về chi phí của họ.
Gia công quy trình kinh doanh (Business Process Outsourcing – BPO): Các tập đoàn đa quốc gia thường xuyên thuê ngoài các công việc hỗ trợ, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng, xử lý dữ liệu và kế toán cho các nhà cung cấp BPO ở nước ngoài ở các quốc gia như Philippines và Ấn Độ, tận dụng lực lượng lao động lành nghề và lợi thế về chi phí của họ.
Sản xuất: Các công ty trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm ô tô, điện tử và hàng tiêu dùng, thuê ngoài hoạt động sản xuất tại các cơ sở ở nước ngoài ở các quốc gia như Trung Quốc, Mexico và Việt Nam, được hưởng lợi từ chi phí lao động thấp hơn và chuỗi cung ứng hợp lý hơn.

Bạn cũng có thể thích blog này:

Offshore Outsourcing: Định nghĩa, ưu và nhược điểm, chi phí và phương pháp hay nhất

Cân nhắc những ưu và nhược điểm: Một quan điểm cân bằng

Mặc dù outsourcing và offshoring có những lợi thế nhưng không thể bỏ qua những thách thức và rủi ro liên quan. Xem xét các yếu tố này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình nhằm giảm thiểu những cạm bẫy tiềm ẩn.

Outsourcing: Những hạn chế và cân nhắc tiềm ẩn

Bảo mật dữ liệu và bảo vệ sở hữu trí tuệ: Việc cung cấp thông tin nhạy cảm hoặc quy trình độc quyền cho nhà cung cấp bên thứ ba có thể tiềm ẩn các vấn đề về bảo mật dữ liệu và các mối đe dọa có thể xảy ra đối với sở hữu trí tuệ thông qua hành vi trộm cắp hoặc sử dụng sai mục đích.
Rào cản về giao tiếp và văn hóa: Giao tiếp và cộng tác hiệu quả có thể gặp khó khăn khi làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài, đặc biệt khi có sự khác biệt về văn hóa hoặc rào cản ngôn ngữ.
Mất kiểm soát và giám sát: Bằng cách thuê ngoài các chức năng quan trọng, các công ty có thể gặp phải tình trạng mất kiểm soát và giám sát các quy trình, có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng và tính nhất quán.
Sự phụ thuộc và độ tin cậy của nhà cung cấp: Gia công phần mềm tạo ra sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên ngoài và bất kỳ sự gián đoạn hoặc vấn đề về hiệu suất nào từ phía họ đều có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ty khách hàng.

Offshoring: Những thách thức và rủi ro tiềm ẩn

Sự bất ổn về chính trị và kinh tế: Hoạt động ở nước ngoài có thể khiến doanh nghiệp gặp phải những bất ổn về kinh tế và chính trị tiềm tàng, có thể làm gián đoạn hoạt động hoặc dẫn đến những thay đổi chính sách bất lợi.
Rào cản về văn hóa và giao tiếp: Thu hẹp sự khác biệt về văn hóa và đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm và múi giờ khác nhau có thể là một thách thức đáng kể trong các thỏa thuận thuê ngoài.
Tuân thủ quy định và cân nhắc pháp lý: Các công ty phải điều hướng các khuôn khổ pháp lý và quy định phức tạp ở nước sở tại, có thể khác biệt đáng kể so với khu vực pháp lý nước sở tại của họ.
Những thách thức về cơ sở hạ tầng và hậu cần: Hoạt động gia công ở các khu vực có cơ sở hạ tầng kém phát triển hoặc chuỗi cung ứng kém hiệu quả có thể gây ra những trở ngại về hậu cần và có khả năng ảnh hưởng đến năng suất.

Tạo sự cân bằng phù hợp: Các yếu tố cần xem xét

Việc xác định chiến lược phù hợp nhất – outsourcing, offshoring hoặc kết hợp cả hai – đòi hỏi phải đánh giá toàn diện các yếu tố khác nhau của mỗi tổ chức. Bằng cách cân nhắc cẩn thận những cân nhắc này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với mục tiêu chiến lược, hạn chế về nguồn lực và mục tiêu dài hạn của mình.

Ưu tiên của tổ chức và năng lực cốt lõi

Xác định năng lực cốt lõi: Xác định rõ ràng các hoạt động và quy trình đóng vai trò trung tâm đối với lợi thế cạnh tranh và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Những năng lực cốt lõi này thường phải được duy trì nội bộ để duy trì khả năng kiểm soát và thúc đẩy cải tiến liên tục.
Đánh giá các hoạt động không cốt lõi: Đánh giá những hoạt động hoặc quy trình không cốt lõi nào có thể được outsourcing hoặc offshoring mà không ảnh hưởng đến năng lực cốt lõi hoặc lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Phân tích chi phí và cân nhắc tài chính

Tiến hành phân tích chi phí-lợi ích kỹ lưỡng: Phân tích cẩn thận khả năng tiết kiệm chi phí và ý nghĩa tài chính của việc thuê ngoài hoặc thuê các chức năng cụ thể ở nước ngoài, có tính đến các yếu tố như chi phí lao động, chi phí cơ sở hạ tầng và chi phí ẩn tiềm ẩn.
Xem xét các dự báo chi phí dài hạn: Mặc dù việc tiết kiệm chi phí ban đầu có thể là hấp dẫn nhưng điều quan trọng là phải đánh giá các tác động tài chính dài hạn, bao gồm khả năng leo thang chi phí, biến động tiền tệ hoặc những thay đổi trong bối cảnh kinh tế của quốc gia hoặc khu vực mục tiêu.

Tiếp cận tài năng và chuyên môn chuyên môn

Đánh giá khoảng cách kỹ năng và nhu cầu nhân tài: Xác định các lĩnh vực mà tổ chức thiếu chuyên môn chuyên môn hoặc phải đối mặt với tình trạng thiếu nhân tài và đánh giá liệu việc outsourcing hay offshoring có thể cung cấp khả năng tiếp cận các kỹ năng và kiến thức cần thiết hay không.
Đánh giá sự sẵn có và chất lượng nhân tài: Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về sự sẵn có và chất lượng của nhân tài ở các điểm đến outsourcing hoặc offshoring, xem xét các yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm trong ngành và trình độ ngôn ngữ.

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng hoạt động

Đánh giá sự biến động của nhu cầu và tính thời vụ: Đánh giá khả năng của tổ chức trong việc tăng hoặc giảm quy mô hoạt động nhanh chóng để đáp ứng với những điều kiện thị trường thay đổi, nhu cầu theo mùa hoặc yêu cầu của dự án. Outsourcing hoặc offshoring có thể mang lại sự linh hoạt cao hơn trong những tình huống này.
Xem xét tính linh hoạt và thời gian tiếp thị: Trong các ngành có chu kỳ đổi mới nhanh chóng hoặc các dự án nhạy cảm với thời gian, việc outsourcing hoặc offshoring có thể đẩy nhanh thời gian tiếp thị bằng cách tận dụng các nguồn lực và chuyên môn bên ngoài.

Chiến lược quản lý và giảm thiểu rủi ro

Tiến hành đánh giá rủi ro toàn diện: Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến gia công hoặc thuê ngoài, bao gồm bảo mật dữ liệu, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, tuân thủ quy định và bất ổn chính trị hoặc kinh tế.
Phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro: Thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro mạnh mẽ, chẳng hạn như kiểm tra kỹ lưỡng nhà cung cấp, các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng, các biện pháp bảo vệ dữ liệu và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu sự gián đoạn hoặc tác động bất lợi tiềm ẩn.

Liên kết văn hóa và giao tiếp

Đánh giá sự tương thích về văn hóa: Đánh giá sự tương thích về văn hóa giữa tổ chức và các đối tác gia công hoặc thuê ngoài tiềm năng, xem xét các yếu tố như đạo đức làm việc, phong cách giao tiếp và giá trị của tổ chức.
Thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng: Triển khai các kênh và giao thức liên lạc hiệu quả để tạo điều kiện cộng tác liền mạch, chuyển giao kiến thức và giải quyết vấn đề khi làm việc với các đối tác bên ngoài hoặc các nhóm ở nước ngoài.

Cân nhắc về quy định và pháp lý

Hiểu các khuôn khổ quy định: Nghiên cứu kỹ lưỡng và tuân thủ các khuôn khổ quy định có liên quan, luật lao động và các quy định bảo vệ dữ liệu ở quốc gia hoặc khu vực mục tiêu đối với các hoạt động outsourcing hoặc offshoring.
Tìm kiếm Cố vấn Pháp lý: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế và các thỏa thuận outsourcing/offshoring để đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Tối ưu hóa trải nghiệm Outsourcing và Offshoring

Việc thực hiện thành công các chiến lược Outsourcing và Offshoring đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, giao tiếp hiệu quả cũng như giám sát và tối ưu hóa liên tục. Bằng cách tuân theo các phương pháp hay nhất và tận dụng các phương pháp đã được chứng minh trong ngành, các tổ chức có thể tối đa hóa lợi ích đồng thời giảm thiểu rủi ro và thách thức tiềm ẩn.

Lựa chọn nhà cung cấp và thẩm định

Tiến hành đánh giá nhà cung cấp kỹ lưỡng: Thực hiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp nghiêm ngặt có xem xét các yếu tố như chuyên môn, thành tích, sự ổn định tài chính, sự tương thích về văn hóa và sự phù hợp với các giá trị và mục tiêu của tổ chức.
Thực hiện thẩm định chi tiết: Tiến hành thẩm định toàn diện đối với các nhà cung cấp tiềm năng, bao gồm truy cập trang web, kiểm tra tài liệu tham khảo và xem xét kỹ lưỡng các quy trình, biện pháp bảo mật và khuôn khổ tuân thủ của họ.

Quản lý hợp đồng và thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA)

Thiết lập SLA rõ ràng: Xây dựng các Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) được xác định rõ ràng trong đó nêu rõ các kỳ vọng về hiệu suất, sản phẩm bàn giao, tiến trình và hình phạt đối với việc không tuân thủ, đảm bảo trách nhiệm giải trình và sự thống nhất giữa tất cả các bên.
Triển khai Quản lý hợp đồng hiệu quả: Triển khai các biện pháp quản lý hợp đồng hiệu quả, bao gồm đánh giá thường xuyên, giám sát hiệu suất và các kênh liên lạc mở để chủ động giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan ngại.

Quản trị và giám sát

Thiết lập các khung quản trị: Triển khai các khung quản trị mạnh mẽ nhằm xác định vai trò, trách nhiệm, quy trình ra quyết định và các lộ trình leo thang để quản lý các hoạt động outsourcing hoặc offshoring.
Duy trì giám sát và kiểm soát: Trong khi tận dụng các nguồn lực bên ngoài, hãy duy trì mức độ giám sát và kiểm soát thích hợp đối với các quy trình quan trọng, tiêu chuẩn chất lượng và bảo vệ sở hữu trí tuệ.

Quản lý thay đổi và cải tiến liên tục

Phát triển các chiến lược quản lý thay đổi: Dự đoán và chủ động quản lý những thay đổi của tổ chức do các sáng kiến outsourcing hoặc offshoring, bao gồm các tác động tiềm ẩn đến lực lượng lao động, sắp xếp lại quy trình và thay đổi văn hóa.
Thúc đẩy cải tiến liên tục: Thực hiện các cơ chế cải tiến liên tục, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất thường xuyên, tối ưu hóa quy trình và chia sẻ kiến thức, để đảm bảo rằng các thỏa thuận thuê ngoài hoặc thuê ngoài vẫn hiệu quả và phù hợp với nhu cầu kinh doanh đang phát triển.

Truyền thông và hợp tác

Thiết lập các giao thức liên lạc rõ ràng: Xác định các giao thức liên lạc rõ ràng, bao gồm các kênh, tần suất và trách nhiệm, để tạo điều kiện hợp tác và chuyển giao kiến thức hiệu quả giữa các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài hoặc các nhóm

Outsourcing và Offshoring: Phương pháp tiếp cận chiến lược để tối ưu hóa kinh doanh