Phát triển phần mềm kế toán: Phân loại, lợi ích, chi phí

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán nhằm phục vụ những nhu cầu phức tạp của doanh nghiệp. Theo quan điểm của các nhà phát triển, quá trình phát triển phần mềm kế toán rất phức tạp và phải mất hàng trăm giờ mới hoàn thành để tạo ra một sản phẩm chất lượng cao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tổng quan về phát triển phần mềm kế toán, bao gồm các loại, lợi ích và chi phí của dự án.

1. Phần mềm kế toán và sự phát triển của nó

Phần mềm kế toán là một loại phần mềm giúp người dùng thực hiện các công việc kế toán, chẳng hạn như ghi lại các giao dịch, theo dõi thu nhập và chi phí, tạo báo cáo, v.v.

Phát triển phần mềm kế toán là quá trình tạo ra giải pháp phần mềm đó. Việc phát triển phần mềm kế toán có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào loại, quy mô, tính năng, chức năng và khả năng tùy chỉnh của phần mềm. Một số bước phổ biến liên quan đến phát triển phần mềm kế toán là:

• Chọn loại phần mềm: Điều này liên quan đến việc quyết định nên sử dụng phần mềm dựa trên đám mây hay phần mềm tại chỗ, mô hình phí giấy phép dựa trên đăng ký hoặc một lần, phần mềm chung hay phần mềm chuyên dụng.

• Liệt kê các yêu cầu cho phần mềm: Điều này bao gồm việc xác định phạm vi, mục tiêu, tính năng, chức năng, thiết kế, tích hợp, bảo mật, thử nghiệm, triển khai, bảo trì và hỗ trợ phần mềm.

• Phát triển: Điều này liên quan đến việc mã hóa phần mềm bằng ngôn ngữ lập trình, khung, công cụ và phương pháp phù hợp với dự án.

• Kiểm tra: Điều này liên quan đến việc xác minh chất lượng, hiệu suất, chức năng, khả năng sử dụng, bảo mật và khả năng tương thích của phần mềm bằng các phương pháp và công cụ kiểm tra khác nhau.

• Triển khai: Điều này liên quan đến việc cài đặt hoặc khởi chạy phần mềm trên các thiết bị hoặc nền tảng mục tiêu và đảm bảo chức năng và khả năng truy cập phù hợp của phần mềm.

• Duy trì và cập nhật: Điều này liên quan đến việc cung cấp hỗ trợ và trợ giúp liên tục cho người dùng và khắc phục mọi lỗi hoặc sự cố có thể phát sinh. Nó cũng liên quan đến việc thêm các tính năng mới hoặc cải tiến cho phần mềm theo phản hồi của người dùng hoặc nhu cầu thay đổi.

Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào các loại – lợi ích – chi phí của loại dự án này.

2. Các loại hình phát triển phần mềm kế toán

Có nhiều loại phát triển phần mềm kế toán khác nhau, tùy thuộc vào mục đích, chức năng và khả năng tùy chỉnh của phần mềm:

• Phần mềm thương mại sẵn có (COTS)

Đây là loại phần mềm kế toán phổ biến nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Đây là một giải pháp làm sẵn có thể được mua và cài đặt từ nhà cung cấp phần mềm. Nó có các tính năng và báo cáo tiêu chuẩn có thể được cấu hình ở một mức độ nào đó để phù hợp với nhu cầu của người dùng. Nó cũng có nhiều lớp phát hiện lỗi và bảo mật để ngăn chặn việc nhập dữ liệu không chính xác hoặc trái phép. Tuy nhiên, nó có thể không hoàn toàn tương thích hoặc thích ứng với các yêu cầu hoặc hệ thống cụ thể của doanh nghiệp. Nó cũng có thể yêu cầu phí hoặc đăng ký định kỳ để sử dụng phần mềm hoặc truy cập các bản cập nhật và hỗ trợ. Một ví dụ về phần mềm COTS là Intuit QuickBooks.

• Phần mềm tùy chỉnh

Đây là một loại phần mềm kế toán được phát triển riêng cho một doanh nghiệp hoặc ngành cụ thể. Nó được thiết kế và xây dựng theo nhu cầu và sở thích chính xác của người dùng. Nó có các tính năng và báo cáo độc đáo có thể được tích hợp với các hệ thống và quy trình hiện có của doanh nghiệp. Nó cũng cung cấp cho người dùng toàn quyền kiểm soát và quyền sở hữu đối với phần mềm và dữ liệu của nó. Tuy nhiên, có thể cần nhiều thời gian và tiền bạc hơn để phát triển phần mềm từ đầu hoặc thuê một nhóm phát triển phần mềm. Nó cũng có thể yêu cầu người dùng hoặc nhà phát triển phải bảo trì, cập nhật và khắc phục sự cố nhiều hơn.

• Phần mềm sử dụng bên ngoài

Đây là một loại phần mềm kế toán được phát triển cho khách hàng hoặc người dùng bên ngoài chứ không phải để doanh nghiệp sử dụng nội bộ. Nó nhằm mục đích tạo ra doanh thu hoặc cung cấp giá trị cho khách hàng hoặc người dùng mua hoặc sử dụng phần mềm. Nó có thể có các tính năng và chức năng khác nhau tùy thuộc vào thị trường mục tiêu và phân khúc khách hàng. Nó cũng có thể có các mô hình định giá và phân phối khác nhau tùy thuộc vào chiến lược và mục tiêu kinh doanh.

3. Lợi ích của việc phát triển phần mềm kế toán

Một số lợi ích của việc phát triển phần mềm kế toán là:

• Giúp các tổ chức giảm bớt sự dư thừa hồ sơ, đưa ra dự báo và ngân sách tốt hơn, đồng thời cho phép quản lý chi phí được phân loại kỹ lưỡng và hợp lý.

• Tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các chức năng thủ công, chẳng hạn như tạo mục nhật ký, tạo báo cáo tài chính, cập nhật các báo cáo quan trọng, quản lý bảng lương và chi phí cũng như đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban khác nhau.

• Cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu kế toán mọi lúc , mọi nơi và từ mọi thiết bị, miễn là có kết nối internet. Điều này cho phép cộng tác dễ dàng hơn, đưa ra quyết định nhanh hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng.

• Tăng tính chính xác và bảo mật của dữ liệu kế toán bằng cách giảm sai sót của con người, phát hiện gian lận, tuân thủ các quy định về thuế và sao lưu dữ liệu thường xuyên.

• Cung cấp các tùy chọn ứng dụng đa dạng và các tính năng tùy chỉnh có thể phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể của các tổ chức và ngành khác nhau.

4. Chi phí cơ bản của việc phát triển phần mềm kế toán

Chi phí phát triển phần mềm kế toán có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như kích thước và độ phức tạp của phần mềm, các tính năng và chức năng cần thiết, phương pháp phát triển và các công cụ được sử dụng cũng như các tiêu chuẩn và quy định kế toán tuân theo. Dưới đây là một số khía cạnh và phạm vi chi phí chính của việc phát triển phần mềm kế toán:

• Chi phí phát triển

Đây là những chi phí phát sinh để tạo, thiết kế, viết mã, thử nghiệm và triển khai phần mềm kế toán. Chi phí phát triển có thể bao gồm tiền lương và lợi ích của nhà phát triển, nhà thầu, nhà tư vấn và nhân sự khác tham gia vào quá trình phát triển phần mềm cũng như chi phí cho phần cứng, phần mềm, giấy phép, dịch vụ đám mây và các tài nguyên khác được sử dụng trong quá trình phát triển. Chi phí phát triển có thể dao động từ hàng chục nghìn đến hàng triệu đô la, tùy thuộc vào phạm vi và thời gian của dự án, số lượng và trình độ kỹ năng của nhà phát triển cũng như nền tảng và công nghệ được chọn. Ví dụ: theo Công cụ ước tính chi phí phát triển phần mềm, một phần mềm kế toán đơn giản với các tính năng và chức năng cơ bản có thể tốn khoảng 40.000 USD để phát triển, trong khi một phần mềm kế toán phức tạp với các tính năng và chức năng nâng cao có thể tốn hơn 200.000 USD để phát triển.

• Chi phí vốn hóa

Đây là những chi phí được ghi nhận là tài sản chứ không phải chi phí trong báo cáo tài chính của đơn vị phát triển hoặc mua lại phần mềm kế toán. Chi phí vốn hóa có thể bao gồm các chi phí phát triển nhất định đáp ứng các tiêu chí cụ thể đối với phần mềm hoặc phần mềm sử dụng nội bộ để bán, cho thuê hoặc tiếp thị cũng như chi phí mua phần mềm hoặc giấy phép phần mềm đã mua. Chi phí vốn hóa có thể khác nhau tùy thuộc vào các chuẩn mực và chính sách kế toán được đơn vị áp dụng, chẳng hạn như US GAAP hoặc IFRS. Ví dụ: theo US GAAP, chi phí phát triển cho phần mềm sử dụng nội bộ chỉ có thể được vốn hóa trong giai đoạn phát triển ứng dụng, trong khi chi phí phát triển để bán, cho thuê hoặc tiếp thị phần mềm chỉ có thể được vốn hóa sau khi tính khả thi về công nghệ được thiết lập. Theo IFRS, chi phí phát triển cho bất kỳ phần mềm nào chỉ có thể được vốn hóa nếu đáp ứng một số tiêu chí nhất định, chẳng hạn như tính khả thi về mặt kỹ thuật, ý định và khả năng hoàn thiện và sử dụng hoặc bán phần mềm, lợi ích kinh tế có thể xảy ra trong tương lai, nguồn lực sẵn có và đo lường chi phí đáng tin cậy.

• Chi phí khấu hao

Đây là những chi phí được phân bổ dưới dạng chi phí trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của phần mềm kế toán được vốn hóa trong báo cáo tài chính của đơn vị phát triển hoặc mua lại phần mềm kế toán. Chi phí khấu hao có thể khác nhau tùy thuộc vào phương pháp và tỷ lệ khấu hao do đơn vị lựa chọn, cũng như tình trạng suy giảm hoặc thanh lý phần mềm kế toán. Ví dụ: theo US GAAP, phần mềm kế toán vốn hóa được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong thời gian hữu dụng ước tính của nó, thường là từ ba đến năm năm. Theo IFRS, phần mềm kế toán vốn hóa được khấu hao trên cơ sở có hệ thống phản ánh mô hình sử dụng lợi ích kinh tế, có thể là đường thẳng hoặc phương pháp khác.

Có thể có các chi phí và lệ phí khác như chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp, chi phí tích hợp, chi phí tùy chỉnh, v.v.

5. Phát triển phần mềm kế toán: Tự làm hay thuê ngoài?

Cả hai lựa chọn đều có ưu điểm và nhược điểm, tùy thuộc vào nhu cầu, mục tiêu, ngân sách và nguồn lực cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét khi lựa chọn giữa phát triển phần mềm nội bộ và gia công phần mềm:

• Chi phí

Phát triển phần mềm kế toán nội bộ có thể tốn kém hơn so với việc thuê ngoài phần mềm vì nó liên quan đến việc thuê, đào tạo và giữ chân các nhà phát triển có trình độ cũng như đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công cụ và giấy phép cần thiết. Phát triển phần mềm thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí bằng cách tận dụng chuyên môn, kinh nghiệm và nguồn lực của nhóm bên ngoài có thể đưa ra mức giá cạnh tranh và mô hình thanh toán linh hoạt. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cũng có thể phải chịu thêm chi phí, chẳng hạn như chi phí liên lạc, đi lại, pháp lý và đảm bảo chất lượng. Vì vậy, điều quan trọng là phải so sánh tổng chi phí sở hữu của cả hai lựa chọn và chọn phương án mang lại giá trị tốt nhất cho số tiền bỏ ra.

• Thời gian

Việc phát triển phần mềm kế toán nội bộ có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc thuê ngoài phần mềm vì nó đòi hỏi phải tìm kiếm, tuyển dụng và quản lý nhân tài phù hợp cũng như xử lý các sự chậm trễ, sai sót và xung đột tiềm ẩn. Phát triển phần mềm thuê ngoài có thể giúp tiết kiệm thời gian bằng cách tiếp cận đội ngũ phát triển lành nghề có sẵn, những người có thể thực hiện dự án nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cũng có thể đặt ra những thách thức về sự phối hợp, giao tiếp và sự thống nhất giữa các kỳ vọng và mục tiêu. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập thời hạn, cột mốc và cơ chế phản hồi rõ ràng cho cả hai phương án và chọn phương án đáp ứng được tiến độ mong muốn.

• Khả năng mở rộng

Việc phát triển phần mềm kế toán nội bộ có thể hạn chế khả năng mở rộng so với việc thuê ngoài phần mềm vì nó phụ thuộc vào tính sẵn có, năng lực và kỹ năng của đội ngũ nội bộ. Các nhà phát triển nội bộ có thể không có khả năng xử lý các yêu cầu phức tạp hoặc thay đổi hoặc đối phó với khối lượng công việc hoặc nhu cầu ngày càng tăng. Phát triển phần mềm thuê ngoài có thể nâng cao khả năng mở rộng bằng cách cung cấp khả năng tiếp cận một lượng lớn nhân tài và nguồn lực có thể thích ứng với các nhu cầu và tình huống khác nhau. Các đối tác gia công cũng có thể đưa ra nhiều lựa chọn khác nhau để tăng hoặc giảm phạm vi dự án hoặc quy mô nhóm tùy theo nhu cầu kinh doanh. Do đó, điều quan trọng là phải đánh giá nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp và chọn phương án mang lại sự linh hoạt và linh hoạt hơn.

Kết luận:

Với nhu cầu về các tính năng ngày càng phức tạp và nâng cao, việc phát triển phần mềm kế toán gia công trở nên phù hợp hơn về một số khía cạnh như chi phí, thời gian và khả năng mở rộng. Với 15 năm kinh nghiệm, GCT Solution là công ty phát triển phần mềm kế toán đáng tin cậy. Chỉ cần để lại email cho chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ về Mobile App, Web App, Phát triển hệ thống trong ngành Tài chính.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp IT giàu kinh nghiệm, GCT Solution là sự lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp như phát triển ứng dụng di động, phát triển ứng dụng web, phát triển hệ thống, phát triển blockchain và dịch vụ kiểm thử. Cùng đội ngũ gồm hơn 100 chuyên gia và lập trình viên, chúng tôi có thể xử lý các dự án ở mọi quy mô cũng như độ phức tạp. Chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, mang lại hơn 50+ giải pháp chất lượng cao. Tại GCT Solution, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một cuộc thảo luận chi tiết. Chúng tôi tự tin rằng GCT Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu IT của bạn với những giải pháp linh hoạt và hiệu quả.