Hướng dẫn đầy đủ về Cách phát triển hệ thống POS

Hướng dẫn đầy đủ về Cách phát triển hệ thống POS

Hệ thống POS ra đời giúp bán hàng hiệu quả tại các cửa hàng bán lẻ. Nếu khai thác đúng cách, hệ thống POS có thể mang lại nhiều giá trị hơn cho cửa hàng, doanh nghiệp (thương nhân) ngoài chức năng thực hiện giao dịch.

Bài viết này sẽ giúp các nhà bán lẻ hiểu được tầm quan trọng của hệ thống POS, hướng dẫn quy trình phát triển hệ thống và áp dụng chúng vào hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

1. Định nghĩa hệ thống POS

Hệ thống POS (Điểm bán hàng) là hệ thống cho phép bạn xử lý các giao dịch và chấp nhận thanh toán trực tiếp hoặc trực tuyến. Một hệ thống POS thường bao gồm 2 phần là phần cứng và phần mềm. Phần cứng có nghĩa là (các) thiết bị, chẳng hạn như máy tính tiền, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, có thể quét sản phẩm, tính giá và xử lý thanh toán. Phần mềm được phát triển để quản lý hàng tồn kho, khách hàng, doanh số và báo cáo. Hệ thống POS có thể giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn, an toàn hơn và có lợi nhuận hơn.

Việc áp dụng hệ thống POS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Chấp nhận nhiều phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví di động, v.v.

• Theo dõi mức tồn kho, xu hướng bán hàng và sở thích của khách hàng theo thời gian thực.

• Tạo báo cáo và phân tích có thể giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

• Cung cấp các chương trình khách hàng thân thiết, giảm giá, phiếu giảm giá và thẻ quà tặng cho khách hàng của bạn.

• Giảm thiểu sai sót, gian lận và trộm cắp do con người gây ra.

2. Các loại hệ thống POS phổ biến

Một số loại hệ thống POS phổ biến là:

• Hệ thống POS di động: Đây là loại hệ thống POS sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng để xử lý thanh toán và quản lý một số thông tin tồn kho và khách hàng. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp cần di động, chẳng hạn như người bán hàng rong, người làm việc tự do hoặc dịch vụ di động. Nó thường có giá cả phải chăng và dễ sử dụng, nhưng nó có thể có các tính năng và chức năng hạn chế so với các loại hệ thống POS khác.

• Hệ thống POS máy tính bảng: Loại hệ thống POS này sử dụng thiết bị máy tính bảng để xử lý thanh toán và quản lý hàng tồn kho, doanh số và dữ liệu khách hàng. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp muốn có một hệ thống POS hiện đại và đẹp mắt, có thể được sử dụng tại điểm thanh toán cố định hoặc bất kỳ nơi nào trong khuôn viên. Nó có thể yêu cầu phí đăng ký hàng tháng hoặc phí xử lý thanh toán thấp, nhưng nó có thể cung cấp nhiều tính năng và tích hợp hơn hệ thống POS di động.

• Hệ thống POS đầu cuối: Sử dụng màn hình để nhập thông tin vào phần mềm POS. Nó cũng có thể bao gồm các thành phần phần cứng khác như máy quét mã vạch, ngăn đựng tiền, máy in biên lai và màn hình hướng tới khách hàng có đầu đọc thẻ. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn và cần một hệ thống POS mạnh mẽ và đáng tin cậy. Nó có thể yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu, lắp đặt và bảo trì cao, nhưng nó có thể mang lại tính bảo mật và chức năng cao hơn các loại hệ thống POS khác.

• Hệ thống POS dựa trên nền tảng đám mây: Đây là loại hệ thống POS lưu trữ dữ liệu trực tuyến và có thể truy cập từ mọi thiết bị hoặc vị trí. Nó có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào ở trên để xử lý thanh toán và quản lý dữ liệu, nhưng nó không phụ thuộc vào mạng hoặc bộ nhớ cục bộ. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều địa điểm hoặc muốn truy cập dữ liệu của họ từ xa. Nó có thể yêu cầu kết nối internet và phí đăng ký hàng tháng, nhưng nó có thể mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng hơn các loại hệ thống POS khác.

• Hệ thống POS kế thừa: Nó lưu trữ dữ liệu cục bộ và chỉ có thể được truy cập từ các thiết bị hoặc mạng cụ thể. Nó có thể sử dụng phần cứng và phần mềm lỗi thời, khó nâng cấp hoặc tích hợp. Nó phù hợp cho các doanh nghiệp có hoạt động đơn giản và không cần truy cập dữ liệu của họ từ các vị trí hoặc thiết bị khác nhau.

3. Năm bước cơ bản để phát triển hệ thống POS

Phát triển hệ thống POS là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi nhiều kế hoạch, nghiên cứu và mã hóa. Hệ thống POS là một hệ thống cho phép bạn xử lý các giao dịch và chấp nhận thanh toán trực tiếp hoặc trực tuyến. Như đã đề cập ở trên, hệ thống POS thường bao gồm các thiết bị phần cứng, chẳng hạn như máy tính tiền, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, để cho phép quét sản phẩm, tính giá và xử lý thanh toán. Hệ thống POS cũng có thể bao gồm phần mềm có thể quản lý hàng tồn kho, khách hàng, doanh số và báo cáo.

Nếu bạn muốn phát triển hệ thống POS cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ cần phải làm theo một số bước để đảm bảo kết quả thành công. Dưới đây là một số bước chung mà bạn có thể làm theo:

• Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn

Bạn nên xác định loại hình kinh doanh của mình, loại khách hàng nào bạn phục vụ, loại sản phẩm hoặc dịch vụ nào bạn cung cấp cũng như loại tính năng và chức năng nào bạn cần từ hệ thống POS của mình. Đừng quên đặt ngân sách và tiến độ cho dự án của bạn.

• Chọn đúng thành phần phần cứng và phần mềm

Bạn nên quyết định loại thiết bị nào bạn muốn sử dụng làm thiết bị đầu cuối POS, chẳng hạn như máy tính tiền, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Bạn cũng nên chọn các thiết bị ngoại vi phù hợp, chẳng hạn như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, đầu đọc thẻ, v.v. Trong trường hợp bạn quyết định tự phát triển, bạn cũng nên chọn nền tảng phần mềm tốt nhất cho hệ thống POS của mình, chẳng hạn như Windows, Android, iOS. Hoặc bạn chọn chọn một nhà cung cấp CNTT để giúp bạn thực hiện dự án phức tạp này. Ở phần tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho sự lựa chọn: nội bộ hay thuê ngoài.

Trong cả 2 phần, bạn cũng nên xem xét tính bảo mật và độ tin cậy của các thành phần phần cứng và phần mềm.

• Thiết kế giao diện người dùng và cơ sở dữ liệu

Bạn nên tạo giao diện trực quan và thân thiện với người dùng cho hệ thống POS của mình để cho phép nhân viên và khách hàng của bạn tương tác với nó một cách dễ dàng. Và thiết kế cơ sở dữ liệu lưu trữ tất cả thông tin liên quan về sản phẩm, khách hàng, doanh số bán hàng, hàng tồn kho, v.v. Đảm bảo rằng giao diện người dùng và cơ sở dữ liệu tương thích với các thành phần phần cứng và phần mềm của bạn.

• Viết mã chức năng và logic

Đã đến lúc viết mã cho phép hệ thống POS của bạn thực hiện các tác vụ mà bạn cần, chẳng hạn như quét sản phẩm, tính giá, xử lý thanh toán, quản lý hàng tồn kho, tạo báo cáo, v.v. Bạn cũng nên viết mã xác định các quy tắc và logic của hệ thống POS của bạn, chẳng hạn như cách xử lý các khoản giảm giá, thuế, hoàn tiền, v.v. Bạn cũng cần kiểm tra và gỡ lỗi mã của mình để đảm bảo mã hoạt động chính xác và hiệu quả trước khi triển khai ở bước tiếp theo.

• Triển khai và bảo trì hệ thống POS của bạn

Cài đặt và định cấu hình hệ thống POS của bạn trên thiết bị bạn đã chọn và kết nối nó với các thiết bị ngoại vi và mạng của bạn. Bước tiếp theo, đào tạo nhân viên của bạn cách sử dụng hệ thống POS một cách hiệu quả và an toàn. Bạn cũng nên theo dõi và cập nhật hệ thống POS của mình thường xuyên để đảm bảo hiệu suất và tính bảo mật tối ưu.

4. Chi phí để phát triển hệ thống POS là bao nhiêu?

Chi phí phát triển hệ thống POS phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như loại hình và quy mô doanh nghiệp của bạn, các tính năng và chức năng bạn cần, các thành phần phần cứng và phần mềm bạn chọn cũng như phí xử lý thanh toán bạn phải chịu. Dưới đây là một số ước tính và phạm vi chi phí phát triển hệ thống POS.

• Chi phí phần mềm POS: Phần mềm POS là cốt lõi của hệ thống POS cho phép bạn quản lý doanh số bán hàng, hàng tồn kho, khách hàng, nhân viên và báo cáo. Phần mềm POS có thể có chi phí mua một lần, phí đăng ký hàng tháng hoặc sử dụng miễn phí. Chi phí của phần mềm POS có thể lên tới hơn 200 USD mỗi tháng đối với các hệ thống dựa trên đám mây hoặc chi phí một lần bắt đầu từ khoảng 1000 USD đối với các hệ thống cũ. Chi phí của phần mềm POS phụ thuộc vào các tính năng và chức năng bạn cần, chẳng hạn như theo dõi hàng tồn kho, mức độ trung thành của khách hàng, tiếp thị, báo cáo và phân tích. Một số nhà cung cấp phần mềm POS cung cấp các cấp đăng ký khác nhau với các mức giá và tính năng khác nhau. Ví dụ: Shopify POS có phiên bản miễn phí được bao gồm trong gói Cơ bản ($39 mỗi tháng) và phiên bản Pro có giá $89 mỗi tháng cho mỗi vị trí cửa hàng. Nếu bạn quyết định tùy chỉnh hệ thống phần mềm POS của mình, chi phí của dự án sẽ phụ thuộc vào các tính năng và chức năng bạn cần, xử lý thanh toán, bảo trì,…

• Chi phí phần cứng POS: Phần cứng POS là thiết bị bạn sử dụng để xử lý các giao dịch và chấp nhận thanh toán trực tiếp hoặc trực tuyến. Phần cứng POS có thể bao gồm các thiết bị như máy tính tiền, máy tính bảng, điện thoại thông minh, máy quét mã vạch, máy in biên lai, đầu đọc thẻ, v.v. Chi phí của phần cứng POS có thể dao động rộng rãi, từ chi phí thấp cho một đầu đọc thẻ đơn giản đến hơn 1200 USD cho một cửa hàng bán lẻ hoàn chỉnh. đăng ký. Chi phí phần cứng POS phụ thuộc vào loại và chất lượng của thiết bị cũng như thiết bị ngoại vi bạn chọn cũng như số lượng thiết bị đầu cuối bạn cần. Một số nhà cung cấp phần cứng POS cung cấp các gói hoặc gói bao gồm nhiều thiết bị và thiết bị ngoại vi với mức giá chiết khấu. Ví dụ: Square cung cấp gói Square Register bao gồm thiết bị Square Register, ngăn đựng tiền, máy in biên lai và máy quét mã vạch với giá 1189 USD.

• Phí xử lý thanh toán: Phí xử lý thanh toán là phí liên tục mà bạn phải trả mỗi khi xử lý giao dịch thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ thông qua hệ thống POS của mình. Phí xử lý thanh toán có thể là phần trăm của số tiền giao dịch, phí cố định cho mỗi giao dịch hoặc kết hợp cả hai. Phí xử lý thanh toán tùy thuộc vào bộ xử lý thanh toán bạn chọn và loại thẻ bạn chấp nhận. Một số hệ thống POS đã tích hợp xử lý thanh toán tính phí riêng, trong khi một số hệ thống POS cho phép bạn chọn bộ xử lý thanh toán của riêng mình hoặc sử dụng nhiều bộ xử lý.

5. Phát triển hệ thống POS: nội bộ hay thuê ngoài?

Phát triển hệ thống POS là một quyết định lớn liên quan đến nhiều yếu tố, chẳng hạn như chi phí, thời gian, chất lượng và bảo mật. Cho dù bạn chọn thực hiện nội bộ hay thuê ngoài nhà cung cấp bên thứ ba, đều có những ưu và nhược điểm mà bạn cần cân nhắc. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm chính của từng lựa chọn:

Nội bộ:

Ưu điểm:

⦁ Bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quá trình phát triển và sản phẩm cuối cùng.

⦁ Bạn có thể giao tiếp với các nhà phát triển của mình dễ dàng và hiệu quả hơn.

⦁ Bạn có thể lưu giữ kiến thức và chuyên môn của các nhà phát triển trong công ty của mình.

Nhược điểm:

⦁ Bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, tuyển dụng và đào tạo các nhà phát triển có trình độ tại địa điểm của mình.

⦁ Bạn có thể phải chịu chi phí cao hơn về lương, phúc lợi, thiết bị và công cụ phần mềm.

⦁ Bạn có thể phải giải quyết các vấn đề về khả năng mở rộng nếu cần mở rộng hoặc giảm bớt nhóm của mình.

Thuê ngoài:

Ưu điểm:

⦁ Bạn có thể tiếp cận nguồn nhân tài và chuyên môn rộng hơn từ các địa điểm và thị trường khác nhau.

⦁ Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giao nhiệm vụ phát triển cho nhà cung cấp có quy trình và công cụ phân phối đã được chứng minh.

⦁ Bạn có thể dễ dàng tăng hoặc giảm quy mô nhóm của mình tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách dự án của bạn.

Nhược điểm:

⦁ Bạn có thể có ít khả năng hiển thị và kiểm soát hơn đối với quá trình phát triển và sản phẩm cuối cùng.

⦁ Bạn có thể gặp rủi ro về quyền riêng tư và bảo mật nếu chia sẻ dữ liệu nhạy cảm hoặc tài sản trí tuệ với nhà cung cấp bên ngoài.

⦁ Bạn có thể gặp phải thách thức trong việc tích hợp nhóm thuê ngoài của mình với nhóm và văn hóa nội bộ của bạn.

Quyết định phát triển hệ thống POS nội bộ hay thuê ngoài tùy thuộc vào nhu cầu, mục tiêu và sở thích kinh doanh cụ thể của bạn. Tuy nhiên, một số nguyên tắc chung có thể giúp bạn đưa ra quyết định là:

Bạn nên tự xử lý dự án của mình nếu bạn có:

⦁ Một tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn hệ thống POS của mình thực hiện và nó sẽ trông như thế nào.

⦁ Có đủ ngân sách và nguồn lực để thuê và quản lý một nhóm các nhà phát triển tận tâm.

⦁ Yêu cầu giữ toàn quyền sở hữu và kiểm soát hệ thống POS của bạn cũng như dữ liệu của nó.

Bạn nên thuê ngoài dự án của mình nếu bạn có:

⦁ Một ý tưởng mơ hồ hoặc linh hoạt về những gì bạn muốn hệ thống POS của mình thực hiện và nó sẽ trông như thế nào.

⦁ Ngân sách và nguồn lực hạn chế để thuê và quản lý một nhóm nhà phát triển tận tâm.

⦁ Sẵn sàng chia sẻ một số quyền sở hữu và quyền kiểm soát hệ thống POS của bạn cũng như dữ liệu của nó với nhà cung cấp bên ngoài.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem xét phương pháp kết hợp kết hợp cả mô hình nội bộ và mô hình thuê ngoài. Ví dụ: bạn có thể thuê nhà cung cấp bên ngoài để xử lý một số khía cạnh trong quá trình phát triển hệ thống POS của mình, chẳng hạn như thiết kế, thử nghiệm hoặc bảo trì, trong khi vẫn giữ chức năng cốt lõi nội bộ. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng lợi ích của cả hai mô hình đồng thời giảm thiểu những nhược điểm.

Kết luận:

Với 15 năm kinh nghiệm, GCT Solution là công ty phát triển phần mềm đáng tin cậy. Chúng tôi đã tham gia nhiều dự án liên quan đến Mobile App, Web App, phát triển hệ thống trong ngành bán lẻ.

Đây là dự án thành công mà chúng tôi tham gia phát triển hệ thống tích hợp quản lý kinh doanh – quản lý kho bãi – quản lý vận tải: Hệ thống quản lý Vận tải-Bán hàng

Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp IT giàu kinh nghiệm, GCT Solution là sự lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp như phát triển ứng dụng di động, phát triển ứng dụng web, phát triển hệ thống, phát triển blockchain và dịch vụ kiểm thử. Cùng đội ngũ gồm hơn 100 chuyên gia và lập trình viên, chúng tôi có thể xử lý các dự án ở mọi quy mô cũng như độ phức tạp. Chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, mang lại hơn 50+ giải pháp chất lượng cao. Tại GCT Solution, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một cuộc thảo luận chi tiết. Chúng tôi tự tin rằng GCT Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu IT của bạn với những giải pháp linh hoạt và hiệu quả.