Mô hình làm việc kết hợp có nhiều điểm khác biệt so với mô hình làm việc thông thường. Nhưng mô hình làm việc kết hợp là gì và làm sao để áp dụng nó?
Mô hình làm việc kết hợp đã và đang thay đổi quan điểm của chúng ta về việc đi làm. Do tác động của Covid 19, các doanh nghiệp trên toàn cầu đã áp dụng mô hình này đối với nhân viên để thoát khỏi khủng hoảng. Tuy nhiên, mặc dù mô hình này đã trở nên khá phổ biến ở nhiều công ty trên toàn thế giới, đây không phải là giải pháp hoàn hảo nhất trong một số trường hợp. Hơn nữa, mô hình này cũng được ứng dụng theo các hình thức khác nhau trong từng doanh nghiệp.
Vậy nên để giải đáp thắc mắc của bạn, trong bài viết này, GCT Solution sẽ cung cấp một vài thông tin về mô hình làm việc kết hợp, cũng như ưu điểm, nhược điểm, các phương pháp, và công cụ phục vụ cho hình thức làm việc này.
Làm việc kết hợp là gì?
Mô hình làm việc kết hợp là một chiến lược linh hoạt kết hợp làm việc tại nhà với làm việc tại văn phòng nhằm đáp ứng theo lịch trình của mỗi cá nhân. Nhân viên có quyền tự do lựa chọn cách thức và địa điểm làm việc, đồng thời họ cũng được phép sắp xếp thời gian làm việc của mình để làm sao có thể đảm bảo chính sách của công ty mà vẫn đáp ứng nhu cầu cá nhân.
Doanh nghiệp đang dần áp dụng mô hình làm việc kết hợp với quản lý kinh doanh có thể mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn cho nhân viên của mình. Từ đó, năng suất và sự gắn kết của nhân viên tăng lên, giúp cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp.
Ưu điểm của mô hình làm việc kết hợp
Sử dụng các công nghệ tiên tiến, mô hình làm việc kết hợp ưu tiên trải nghiệm của nhân viên với khả năng thích ứng, sự nhanh nhẹn và năng suất. Chỉ 36% người lao động tại các tổ chức điển hình với truyền thống làm việc 40 giờ mỗi tuần là có hiệu suất cao nhất (Gartner, 2020). 55% số nhân viên làm việc tốt hơn khi các công ty chuyển sang hình thức làm việc kết hợp, khi các cá nhân có quyền lựa chọn địa điểm và thời gian làm việc (Gartner, 2020). Cho đến tháng 4 năm 2022, 77% công ty đã áp dụng mô hình làm việc kết hợp , với chính sách Hybrid “tùy ý” là phổ biến nhất (Envoy, 2022).
Dưới đây là một số ưu điểm của mô hình làm việc kết hợp :
1. Tăng năng suất làm việc của nhân viên
Với mô hình làm việc kết hợp , có một số yếu tố góp phần nâng cao năng suất của nhân viên. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Linh hoạt lựa chọn thời gian và địa điểm làm việc
- Ít gián đoạn/ gián đoạn ở nhà hơn ở văn phòng
- Giảm thời gian đi lại
- Chỉ yêu cầu đến văn phòng khi công việc yêu cầu phối hợp trực tiếp
2. Giảm chi phí đầu vào
Các doanh nghiệp đang cân nhắc các kế hoạch bất động sản của họ và các cơ hội để thu hẹp diện tích văn phòng hoặc chuyển đến các địa điểm nhỏ hơn, nhằm giảm thiểu chi phí. Mặt khác, họ luôn quan tâm đến các chi phí văn phòng (cụ thể là tiền điện nước, văn phòng phẩm và cố gắng giảm thiểu các chi phí này. Nhân viên làm việc kết hợp có xu hướng làm việc tại nhà toàn thời gian, dẫn đến giảm chi phí chung).
3. Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn
Tính linh hoạt và quyền tự chủ cao hơn làm tăng sự hài lòng và hạnh phúc trong công việc, điều này giúp nâng cao cả phúc lợi và hiệu suất của nhân viên trong công việc. Một mô hình làm việc kết hợp thành công được gây dựng bởi sự tập trung vào cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
4. Thu hút nhân tài trên toàn thế giới
Bạn có muốn thu hút thêm nhiều nhân tài khắp nơi trên thế giới? Bằng cách sử dụng mô hình làm việc kết hợp, công ty của bạn có thể thu hút nhân viên trên toàn thế giới, tiếp cận với nguồn nhân lực tài năng lớn hơn, việc tiếp cận những người có kiến thức, kỹ năng và chuyên ngành cụ thể sẽ dễ dàng hơn nhiều. Mô hình làm việc kết hợp mang lại cho công ty của bạn cơ hội cạnh tranh để mở rộng sang các thị trường mới và đảm bảo đầu ra chất lượng cao.
Nhược điểm của mô hình làm việc kết hợp
1. Khó gắn kết với các nhân viên làm việc từ xa
Mô hình làm việc kết hợp cho phép mọi người đến văn phòng vào những thời điểm khác nhau trong tuần. Có nghĩa là đôi khi mọi người sẽ mất kết nối với nhau và không tận hưởng hoặc chia sẻ những khoảnh khắc thú vị của cuộc sống cùng nhau. Sự ngắt kết nối của con người có thể khiến những ngày làm việc trở nên bận rộn và nặng nề.
2. Yêu cầu giám sát, bảo trì để hệ thống hoạt động
Mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để thực sự hoạt động đúng cách. Nếu bạn muốn cho phép nhân viên của mình tự do và linh hoạt tại nơi làm việc, điều đó đồng nghĩa với việc bạn phải có sự giám sát, chính sách và bảo trì phù hợp. Ví dụ: các nhà lãnh đạo nên yêu cầu nhóm của họ họp mặt vào một ngày nhất định trong tuần, nhằm mục đích kết nối và tăng tính hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này có thể mâu thuẫn với tính linh hoạt và quyền tự chủ, nhưng điều cần thiết là tập hợp mọi người lại với nhau để họ có thể tận hưởng các quyền tự do khác tốt hơn, chẳng hạn như làm việc tại nhà vào những ngày khác trong tuần.
Khả năng thích ứng là điều cần thiết để triển khai mô hình làm việc kết hợp. Bạn sẽ phát hiện ra rằng việc thỉnh thoảng thay đổi ngày làm việc tại văn phòng là rất quan trọng đối với sự hài lòng chung của nhóm vì nhu cầu của mọi người luôn thay đổi.
3. Không áp dụng cho mọi ngành nghề
Tính chất của mô hình làm việc kết hợp có thể không áp dụng được cho tất cả các ngành nghề. Một số công việc đặc thù như chăm sóc sức khỏe, giáo dục hoặc sản xuất khó có thể áp dụng mô hình này.
Những thách thức khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp
Để mô hình làm việc kết hợp thực sự thành công, mỗi công ty sẽ phải vượt qua một số trở ngại riêng. Dưới đây là một số khó khăn mà các chủ doanh nghiệp có thể gặp phải:
1. Lựa chọn mô hình làm việc kết hợp phù hợp
Mỗi tổ chức phải tạo và xây dựng một mô hình làm việc kết hợp phù hợp với nhu cầu của họ. Khi các công nghệ khác nhau được thử và kiểm tra để ứng dụng sao cho phù hợp nhất với các tình huống và văn hóa riêng của từng công ty, chiến lược này cũng cần được lặp đi lặp lại.
2. Đối mặt với rủi ro bảo mật
Bảo mật sẽ vẫn là rủi ro và nỗi lo khi các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp. Bộ phận nhân sự và công nghệ thông tin phải tập trung vào chỉ dẫn về bảo mật cho người dùng cuối do nhân viên làm việc tại nhà trên mạng riêng của họ và sử dụng thiết bị của riêng họ.
3. Quản lý con người hiệu quả
Các nhà quản lý phải quan tâm đến lực lượng lao động kết hợp để mang lại cho cả nhân viên tới văn phòng và làm việc từ xa quyền lợi như nhau, bao gồm các đánh giá dựa trên kết quả công việc thay vì quy trình làm việc. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc từ xa không cảm thấy đơn độc hoặc không được chú ý và họ phải tuân theo các tiêu chuẩn ứng xử và trách nhiệm giống như đồng nghiệp của họ tại văn phòng.
4. Mất kết nối giữa các nhân viên
Khi nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ địa điểm nào vào bất kỳ lúc nào, các doanh nghiệp phải tập trung vào việc duy trì ý thức giữa các đội nhóm của họ. Chìa khóa để tạo ra một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả là tạo cơ hội và khả năng để nhân viên giao tiếp và kết nối online. Cũng có thể sử dụng công nghệ để đánh giá tình trạng của nhân viên và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
4. Kết nối kém hiệu quả
Các doanh nghiệp nên làm sao để các nhóm có thể tương tác hiệu quả. Trong một môi trường làm việc kết hợp, việc duy trì một nền văn hóa kinh doanh hưng thịnh phải là một mục tiêu hàng đầu.
Một số phương pháp ứng dụng mô hình làm việc kết hợp
1. Khảo sát nhân viên và các nhóm trưởng để biết họ cần gì
Nếu bạn muốn phát triển một mô hình kinh doanh Hybrid phù hợp với công ty của mình, hãy bắt đầu bằng cách nói chuyện với nhân viên để hiểu nhu cầu của họ. Bởi vì mô hình làm việc kết hợp phải mang lại sự thỏa mãn cho tất cả mọi người, nên việc tham khảo ý kiến của nhân viên và các nhóm trưởng sẽ mang lại những quan điểm hữu ích khác nhau. Hãy tỉ mỉ tìm hiểu xem mỗi nhóm hiện đang sử dụng nơi làm việc như thế nào cũng như môi trường làm việc mà họ có thể phát triển. Bằng cách tham khảo ý kiến của nhiều người, bạn có thể tạo ra một mô hình làm việc giúp nhân viên sẵn sàng thay đổi và giữ cho họ có động lực để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
2. Xây dựng hạ tầng hệ thống hỗ trợ tính linh hoạt
Khi mô hình làm việc kết hợp được thực hiện tốt, các nhóm tại chỗ và từ xa có thể cộng tác mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Đầu tư vào công nghệ văn phòng, chẳng hạn như phần cứng cho hội nghị truyền hình và các công cụ giao tiếp từ xa, có thể biến điều này thành hiện thực. Xem liệu bạn có thể sử dụng các công cụ hiện có hay không hay liệu bạn có cần mua những công cụ mới không.
Thiết lập các phương pháp hay nhất để giao tiếp trong toàn bộ tổ chức và khuyến khích các trưởng nhóm thẳng thắn với nhân viên của họ về các kỳ vọng. Chẳng hạn, bạn có thể chuyển sang chế độ liên lạc không đồng bộ để phù hợp với các nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau.
Để kiểm soát giao thông tại nơi làm việc và mang lại cho nhân viên sự tự do, hãy tạo thời gian biểu cho văn phòng. Có một số cách để áp dụng điều này. Chẳng hạn, mô hình làm việc kết hợp của bạn có thể bao gồm chính sách tùy ý cho phép nhân viên chọn (các) ngày họ đến văn phòng. Bạn cũng có thể chọn chiến lược lập kế hoạch kết hợp giữa người quản lý, trong đó người quản lý quyết định (những) ngày nhân viên của họ đi làm và đặt thời gian biểu của riêng họ.
3. Đầu tư vào văn hóa công ty
Văn hóa là trái tim của doanh nghiệp. Nó có thể là một lợi thế cạnh tranh to lớn và là yếu tố chính dẫn đến sự thành công của mô hình làm việc kết hợp. Hãy thận trọng trong khi phát triển văn hóa doanh nghiệp của bạn để hỗ trợ nhân sự remote/ hybrid.
Điều quan trọng là thiết kế trải nghiệm nơi làm việc kết hợp xung quanh các giá trị cơ bản của doanh nghiệp bạn. Ví dụ: nếu công ty của bạn khuyến khích làm việc theo nhóm, bạn có thể thiết lập một hoạt động xây dựng nhóm thực tế hoặc trực tuyến. Sử dụng giao diện Donut Slack, Envoy khuyến khích nhân viên kết nối với các thành viên của các nhóm khác để hẹn hò cà phê ảo hoặc trao đổi học hỏi.
4. Tạo trải nghiệm tuyệt vời tại nơi làm việc
Yếu tố quan trọng để làm cho mô hình mô hình làm việc kết hợp của bạn thành công là kinh nghiệm làm việc. Mặc dù họ có thể không làm việc tại chỗ hàng ngày, nhưng điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mỗi ngày đi làm đều có mục đích và có giá trị. Đối với những người đến để gặp gỡ và cộng tác trực tiếp, càng có nhiều cá nhân hiện diện thì trải nghiệm càng tốt.
Ba yếu tố phải được ưu tiên để tạo ra trải nghiệm văn phòng tuyệt vời: con người, công nghệ và không gian. Mô hình mô hình làm việc kết hợp của bạn sẽ được cải thiện nếu bạn xem xét cách mỗi yếu tố ảnh hưởng lên những yếu tố khác. Chẳng hạn, cung cấp cho nhân viên nhiều lựa chọn hơn về chỗ ngồi trong văn phòng của bạn sẽ nâng cao trải nghiệm của họ khi làm việc ở đó. Đó có thể là các địa điểm được chỉ định là không gian yên tĩnh, nhóm họp, không gian làm việc hoặc khu vực chung. Cách tiếp cận mô hình làm việc kết hợp của bạn sẽ được hỗ trợ bằng cách thúc đẩy lực lượng lao động đa dạng.
Hãy xem hướng dẫn toàn diện của chúng tôi để nâng cao trải nghiệm tại nơi làm việc nếu bạn cần lời khuyên về cách thiết kế một địa điểm kinh doanh mà mọi người muốn ghé thăm.
5. Thu thập phản hồi liên tục
Hãy nhớ nhận phản hồi của nhân viên khi bạn cố gắng tạo ra nơi làm việc kết hợp lý tưởng cho doanh nghiệp của mình. Hãy chắc chắn rằng có nhiều nơi để nhân viên bày tỏ ý kiến của họ. Chẳng hạn, bạn có thể có một kênh Slack “luôn bật” và được sử dụng cho phản hồi của nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi cho nhân viên của mình các khảo sát phản hồi hàng quý.
Thu thập phản hồi sẽ cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh trong quá trình thực hiện và tạo ra một nơi làm việc kết hợp mang lại lợi ích cho mọi người. Để có thêm gợi ý về cách thu thập phản hồi chân thực của nhân viên, hãy tham khảo bài đăng trên blog của chúng tôi.
Công nghệ phục vụ làm việc kết hợp
Hướng dẫn cơ bản này đã cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần biết để triển khai thành công mô hình làm việc kết hợp trong tổ chức của mình. Bây giờ, đã đến lúc chuyển qua một vài phần mềm làm việc kết hợp sẽ hữu ích cho mô hình làm việc của bạn và giúp thay đổi nơi làm việc của bạn. Dưới đây là 4 công cụ sẽ giúp nâng cấp khả năng thích ứng mô hình làm việc kết hợp của bạn.
1. Điện toán đám mây
Nếu bạn chưa đầu tư vào điện toán đám mây, bạn có thể đã có chút tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Việc sử dụng điện toán đám mây giúp tăng cường bảo mật và cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào không gian làm việc ảo ở xa.
Dưới đây là một số lợi ích khác của điện toán đám mây:
- Hiệu quả về chi phí: Nhân viên IT của bạn sẽ bớt căng thẳng hơn vì bạn không cần phải chi tiền cho các yêu cầu về thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng.
- Có thể mở rộng: Nếu cần, bạn có thể thêm hoặc xóa dịch vụ.
- Thuận tiện: Nhân viên từ xa có thể dễ dàng truy cập thông tin và việc sử dụng đám mây để cộng tác và chia sẻ tệp rất đơn giản.
Vì họ có thể sử dụng một lần đăng nhập từ mọi nơi trên mọi thiết bị, nhân viên từ xa đánh giá cao đám mây vì khả năng mang lại trải nghiệm liền mạch và an toàn.
2. Ứng dụng kinh doanh
Sau khi bạn đang vận hành trên đám mây, phần mềm kinh doanh dựa trên đám mây như phần mềm dành cho quản lý dự án và giao tiếp có thể giúp bạn cộng tác tốt hơn nữa. Những điều này cung cấp cho nhân viên từ xa mức truy cập giống như các đồng nghiệp tại chỗ của bạn.
Những lợi ích và kết quả xứng đáng với nỗ lực và suy nghĩ khi tích hợp các ứng dụng cho nhân viên từ xa.
3. Công cụ di động
Rất nhiều nhân viên từ xa sử dụng máy tính xách tay và thiết bị di động của họ và họ thường xuyên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau. Chiến lược quy trình làm việc của bạn sẽ dễ thích ứng và hiệu quả hơn nếu thiết bị di động là yếu tố chính.
Ví dụ: để giúp nhân viên của bạn sử dụng thiết bị di động dễ dàng hơn, hãy cung cấp các ứng dụng dựa trên thiết bị di động hoặc cấp cho họ quyền truy cập VPN từ xa. Để nhân viên luôn kết nối mọi lúc mọi nơi, bạn cũng có thể cung cấp cho họ thiết bị WiFi di động.
4. Liên lạc hợp nhất
Bạn có thể liên kết các kênh liên lạc có liên quan với các kênh liên lạc hợp nhất để truy cập dễ dàng hơn. Những lợi thế của việc sử dụng các công nghệ liên lạc ảo là rất nhiều:
- Khả năng tăng cường hợp tác.
- Khả năng cải thiện các tùy chọn giao tiếp.
- Tăng năng suất đáng kể.
Để cộng tác và trao đổi ý tưởng theo thời gian thực, hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng như Skype, Slack và Google Suite.
5. Công cụ quản lý dự án
Các giải pháp quản lý dự án cho phép các nhóm phân tán kết nối và làm việc cùng nhau cả đồng bộ và không đồng bộ (sử dụng công cụ trò chuyện) để hoàn thành nhiệm vụ. Có những công cụ để quản lý dự án chung, chẳng hạn như Asana và Trello, cũng như những công cụ tập trung vào các ngành cụ thể, cụ thể là GitHub và Jira cho các dự án phát triển phần mềm. Bạn có thể tìm thấy một công cụ quản lý dự án cho bất kỳ loại nhóm từ xa nào mà bạn đang làm việc cùng.
6. Họp Video
Các giải pháp cho cuộc họp qua điện thoại đã lỗi thời. Ngày nay, video được ưu tiên hơn khi tổ chức các cuộc họp với nhân viên ở xa. Họp video đã nổi lên như một trong những “công nghệ hữu ích” mà cả nhân viên tại chỗ và từ xa đều thấy có ích vì những nhân viên này thường không thể tham dự các cuộc họp trực tiếp. Những người làm việc từ xa có thể trải nghiệm việc ở trong phòng họp với đồng nghiệp của họ tại văn phòng nhờ các phần mềm như Zoom và Google Meet.
Từ bất kỳ vị trí nào họ đang làm việc, mọi người có thể giao tiếp trong thời gian thực. Mang đến cho các thành viên trong nhóm của bạn những tương tác trực tiếp chất lượng cao đòi hỏi phải hiện đại hóa không gian làm việc của bạn bằng một giải pháp họp trực tuyến phù hợp.
Kết luận
Mô hình làm việc kết hợp không chỉ là phương án thay thế cho các mô hình làm việc thông thường. Nhờ sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số, có thể mô hình làm việc kết hợp sẽ trở thành xu hướng vào năm 2023. Tuy nhiên, giống như bất kỳ mô hình làm việc nào, mô hình này cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo bài viết của chúng tôi để bắt đầu mô hình làm việc kết hợp trong công ty của mình. Hãy nhớ rằng việc mang lại cho nhân viên của bạn sự linh hoạt và tự do sẽ thúc đẩy năng suất của họ và mang lại lợi ích cho công ty của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp IT giàu kinh nghiệm, GCT Solution là sự lựa chọn lý tưởng. Chúng tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp số hóa cho doanh nghiệp như phát triển ứng dụng di động, phát triển ứng dụng web, phát triển hệ thống, phát triển blockchain và dịch vụ kiểm thử. Cùng đội ngũ gồm hơn 100 chuyên gia và lập trình viên, chúng tôi có thể xử lý các dự án ở mọi quy mô cũng như độ phức tạp. Chúng tôi đã hợp tác thành công với các khách hàng từ nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau, mang lại hơn 50+ giải pháp chất lượng cao. Tại GCT Solution, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn quan tâm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để có một cuộc thảo luận chi tiết. Chúng tôi tự tin rằng GCT Solution có thể đáp ứng mọi nhu cầu IT của bạn với những giải pháp linh hoạt và hiệu quả.
